About this role
Wikimedia Deutschland e.V. – wir befreien Wissen! 2004 gründeten ehrenamtliche Wikipedia-Aktive den gemeinnützigen Verein Wikimedia Deutschland in Berlin, der heute über 110.000 Mitglieder und rund 190 hauptamtliche Mitarbeiterinnen umfasst. Freies Wissen trägt zu einer gerechteren Welt bei. Die Wikipedia ist die bedeutendste Online-Wissenssammlung unserer Zeit. Allein die deutschsprachige Wikipedia verzeichnet knapp 1 Milliarde Seitenaufrufe pro Monat und umfasst aktuell rund 3 Millionen Artikel. Wir unterstützen die Ehrenamtlichen der Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte, entwickeln freie Software wie z. B. Wikidata und setzen uns für den Zugang zu Wissen, die Öffnung von Bildung und Forschung sowie mehr Gemeinwohlorientierung in der Datenpolitik ein. Für unser Team Office Management mit Sitz in Berlin suchen wir eine unbefristete Empfangskraft / Office Assistenz (all genders) in Teilzeit mit 25 Wochenstunden ab dem 01.10.2026 oder später. Die Position ist als Vor-Ort-Arbeitsmodell mit Präsenz von Montag bis Freitag in unserer Geschäftsstelle in Berlin angelegt. Zur Verstärkung unseres 4-köpfigen Office-Management-Teams suchen wir Sie als engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent, Freundlichkeit und Serviceorientierung. In dieser vielseitigen Rolle stellen Sie sicher, dass alle Empfangstätigkeiten reibungslos ablaufen, unterstützen Ihre Kolleginnen bei verschiedenen Aufgaben im Büroalltag und sorgen für die Funktionsfähigkeit unserer Räumlichkeiten und Arbeitsmittel. Mit Ihrem professionellen und offenen Auftreten repräsentieren Sie unser Unternehmen gegenüber externen Gästen und tragen dazu bei, dass sich alle bei uns willkommen und gut betreut fühlen. Das bewirken Sie bei uns: Sie sind verantwortlich für Empfang, Betreuung, Bewirtung und Koordination von Gästinnen sowie den Support unserer Mitarbeitenden (täglich ca. 5 Stunden innerhalb unserer Bürozeiten: Mo.–Do. 09:00–17:00 Uhr, Fr. 09:00–14:00 Uhr). Sie bereiten unsere Meetingräume vor, unterstützen die Aufrechterhaltung der allgemeinen Ordnung und Funktionalität der Büroräume und sorgen dafür, dass alles reibungslos abläuft. Sie nehmen Telefongespräche entgegen und leiten diese freundlich und zuverlässig weiter. Sie bearbeiten den Postein- und -ausgang, stellen eine gute Digitalisierung sicher und nehmen Warenlieferungen in unserer Geschäftsstelle in Empfang. Zudem kümmern Sie sich um interne Bestellungen, verwalten das Büromaterial und pflegen unsere Lagerbestände für Verbrauchsmaterialien. Außerdem übernehmen Sie die sachliche Prüfung der dazugehörigen Rechnungen. Sie führen kleinere Rechercheaufgaben durch, holen Angebote ein und bereiten Entscheidungsvorlagen vor. Sie übernehmen die Kommunikation mit unseren Dienstleisterinnen (z. B. Handwerksbetriebe oder Reinigungspersonal) und anderen externen Partnern. Darüber hinaus unterstützen Sie das Team bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben (z. B. vertretungsweise Office-Tour am Welcome Day) sowie bei der Dokumentation und tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise zu einer effizienten Büroorganisation bei. Ihr Profil: Sie bringen Freundlichkeit und Freude im Umgang mit Menschen und unterschiedlichen Zielgruppen mit. Sie haben Erfahrung in der Kommunikation mit Anrufenden und bleiben dabei stets freundlich und lösungsorientiert. Sie sind von Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:00 Uhr verfügbar – insgesamt für 25 Stunden pro Woche, idealerweise verteilt auf fünf Wochentage. Sie behalten auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick und setzen Prioritäten richtig. Außerdem verfügen Sie über eine hohe Servicebereitschaft und ein hohes Maß an Selbstorganisation. Sie arbeiten gerne im Team, zeigen Flexibilität und behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf. Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift und gehen sicher mit MS-Office-ähnlichen Anwendungen um.