About this role
Ben jij administratief sterk, communicatief vaardig en haal je energie uit het begeleiden van leerlingen, studenten en ouders? Dan ben jij misschien de persoon die we zoeken. Studiebox is een organisatie die leerlingen en studenten ondersteunt via bijlessen, studiebegeleiding en trajectbegeleiding. Om ons team te versterken, zoeken we een administratief medewerker die ook een eerste oriënterende rol kan opnemen bij nieuwe aanvragen. Jouw functie: Als administratief medewerker / oriënterend coach ben je een belangrijk aanspreekpunt binnen Studiebox. Je volgt aanvragen op, communiceert met ouders, studenten en leerkrachten en helpt mee om begeleidingen correct en vlot op te starten. Daarnaast voer je oriënterende gesprekken met leerlingen, studenten en/of ouders. Je luistert naar de hulpvraag, brengt de noden in kaart en denkt mee na over welke begeleiding het best aansluit: bijles, studiebegeleiding, leren leren of een combinatie daarvan. Takenpakket Je staat onder meer in voor: het beantwoorden en opvolgen van mails en telefoons; het verwerken van nieuwe aanvragen; het inplannen van intakegesprekken en bijlessen; het contact met ouders, leerlingen, studenten en leerkrachten; het administratief opvolgen van dossiers in het dashboard; het opvolgen van contracten, betalingen en praktische afspraken; het voeren van oriënterende gesprekken met nieuwe leerlingen/studenten; het inschatten van de hulpvraag en doorgeven van relevante info aan de juiste leerkracht; het mee bewaken van een vlotte communicatie en planning. We zoeken iemand die: administratief nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig kan werken; vlot communiceert, zowel mondeling als schriftelijk; vriendelijk, professioneel en klantgericht is in contact met ouders, leerlingen, studenten en leerkrachten; goed kan luisteren en de juiste vragen kan stellen om een hulpvraag helder in kaart te brengen; discreet omgaat met persoonlijke gegevens en vertrouwelijke informatie; stressbestendig blijft tijdens drukke periodes; flexibel kan omgaan met wisselende planningen en last-minute wijzigingen; affiniteit heeft met onderwijs, studiebegeleiding, coaching of jongeren; vlot met digitale tools en administratieve systemen kan werken; bereid is om te werken van dinsdag tot en met zaterdagmiddag. Ervaring in administratie, klantencontact, onderwijs, coaching, psychologie of studiebegeleiding is een pluspunt.