About this role
Détail des fonctions :
1 : Responsabilités Assurer la gestion administrative des dossiers courants en appui aux services SSQA et SPAE, sous la responsabilité des cheffes de service et de la cheffe de Pôle. Assurer la suppléance du secrétariat de direction sur quelques périodes.
2 : Activités Au sein du pôle protection des populations, le gestionnaire: - assure la gestion administrative de dossiers des services ; - assure les tâches administratives associées : enregistrement, traitement et transmission des données, traitement administratif et saisies dans les logiciels métiers (RESYTAL, SIGAL, tableaux de suivi), courrier et suivis de dossiers en lien avec les différentes thématiques des services ; - participe au suivi des boites mail des services en procédant aux enregistrements des différentes sollicitations au sein des différents tableaux de bord ainsi qu'à la récupération des différents documents transmis par les professionnels et /ou partenaires ; - participe aux réunions internes ; - assiste les services SSQA et SPAE et la cheffe de pôle en tant que besoin ; - assure la suppléance du secrétariat de direction en tant que besoin.
Ainsi que toutes fonctions rendues obligatoires par les nécessités du service.
Spécificités du poste/Contraintes/Sujétions : - Disponibilité en cas de crise
Compétences principales de mises en oeuvre :
Connaissances techniques générales Maîtrise des outils de communication Maîtrise des outils informatique (bureautique : excel, word.) Connaissance des logiciels métiers d'accès aux données : RESYTAL, SIGAL, SORA, Connaissance du système de management de la qualité
Savoir-faire :
Travailler en équipe ; Dialoguer avec les usagers ; Capacités rédactionnelles ; S'adapter et réagir très vite aux demandes ; Autonomie ; Rigueur.
Savoir-être :
Capacités d'adaptation et de réactivité ; Capacité de travail en équipe, en réseau ; Sens de l'organisation ; Qualités relationnelles d'écoute et de propositions ; Savoir rendre compte ; Discrétion.
Environnement professionnel :
- Activités du service : Pôle protection des populations
- Composition et effectifs du service : 26 agents
- Liaisons hiérarchiques : placé sous l'autorité de la cheffe de pôle protection des populations
- Liaisons fonctionnelles : Autres services de la DDETSPP, professionnels, usagers, ...