About this role
ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE PROGRAMA - SARDINATA, NORTE DE SANTANDER
Ubicación: Sardinata – Norte de Santander, con viajes al corregimiento de La Victoria y Las Mercedes, así como las zonas de intervención de los programas de Tierras y Desarrollo Rural en Norte de Santander y a las oficinas principales de la organización en Cúcuta y Tibú.
Estatus del Puesto: Tiempo completo
Nivel salarial: Nivel II.
Nivel de Riesgo: ☐Nivel 3 ☐Nivel 2 ☐Nivel 1
(Nivel 3: Contacto frecuente con participantes, contacto directo con niños, acceso a datos sensibles y/o alto nivel de responsabilidad.
Nivel 2: Algún contacto con participantes; contacto no directo y no planificado con niños.
Nivel 1: Probablemente sin contacto con participantes ni acceso a datos sensibles)
Acerca de Mercy Corps
Mercy Corps es una organización global líder impulsada por la convicción de que un mundo mejor es posible. En situaciones de desastre, en contextos difíciles y en más de 40 países alrededor del mundo, trabajamos en alianza para poner en marcha soluciones audaces, ayudando a las personas a superar la adversidad y construir comunidades más fuertes desde adentro. Ahora, y para el futuro.
En Colombia hemos trabajado desde 2005 en diferentes departamentos, creando alianzas y oportunidades con el sector público, privado y la sociedad civil con innovación, impacto e influencia a través de diferentes programas. Bajo diferentes líneas de acción y soluciones duraderas como la atención humanitaria integral a personas afectadas por el conflicto o los desastres naturales; la mediación de conflictos por la tierra, las mujeres rurales y las cadenas agrícolas productivas, la educación y protección de niños, niñas y jóvenes en riesgo; desarrollo económico inclusivo, atención humanitaria de emergencia, resiliencia y en función de la construcción de paz en Colombia.
El Programa/Departamento/Equipo
Mercy Corps implementa en Norte de Santander programas de tierras y desarrollo rural financiados por la Fundación Starbucks y la Fundación Howard G. Buffett: Agua para la Paz y Huella Comunitaria. El programa Agua para la Paz, implementado por Mercy Corps, financiado por la Fundación Starbucks, en el corregimiento de La Victoria, municipio de Sardinata, Norte de Santander, entre abril de 2026 y marzo de 2027, tiene como objetivo fortalecer el acceso seguro y sostenible al agua mediante el mejoramiento de la infraestructura hídrica y el fortalecimiento de las capacidades comunitarias para su gestión y mantenimiento. A través de esta intervención, el proyecto busca mejorar las condiciones de vida de las familias beneficiarias, promover el uso adecuado del recurso hídrico y contribuir al desarrollo sostenible y la resiliencia de la comunidad.
El programa Huella Comunitaria, implementado por Mercy Corps en los departamentos de Cauca y Norte de Santander, se desarrolla entre enero de 2026 y enero de 2027 con financiación de la Fundación Howard G. Buffett, en alianza con gobiernos locales y Juntas de Acción Comunal. Su objetivo es mejorar las condiciones de vida de productores de café y cacao y sus familias en municipios como El Tambo y Sardinata, beneficiando a 450 participantes directos y cerca de 3.000 indirectos. El programa promueve el acceso a mercados locales y el desarrollo de infraestructura rural sostenible mediante la construcción participativa de vías terciarias con placa huella, al tiempo que fortalece las capacidades técnicas, administrativas y financieras de las organizaciones comunitarias para la ejecución y mantenimiento de estas obras. Asimismo, impulsa acciones de reforestación y revegetación en corredores viales estratégicos, contribuyendo a la sostenibilidad ambiental. Su implementación se basa en un modelo de contrato solidario que fomenta la participación comunitaria, la generación de empleo local y la corresponsabilidad en la gestión de infraestructura
Resumen de Posición General
El/la Asistente Administrativo/a de Programa será responsable de brindar apoyo administrativo, documental, logístico y operativo al Programa Agua Comunitaria, bajo la orientación y supervisión de el/la Gerente de Programa o de la persona designada. Apoyará la preparación, organización, radicación y seguimiento documental de solicitudes de compra, anticipos, legalizaciones, pagos, viajes, eventos, contratos y otros procesos administrativos requeridos para la adecuada implementación del Programa. Asimismo, contribuirá al mantenimiento ordenado y actualizado de los archivos físicos y digitales, las bases de datos, las matrices de seguimiento y los registros administrativos, de acuerdo con los procedimientos de Mercy Corps y los requisitos del donante.
El/la Asistente Administrativo/a apoyará la coordinación logística de reuniones, talleres, capacitaciones, viajes y actividades de campo; la recepción y distribución de materiales y suministros; y la comunicación operativa con las áreas de Finanzas, Operaciones, Compras, Gestión Humana, Seguridad y demás equipos transversales. La posición requiere manejo de herramientas de Microsoft Office, especialmente Word, Excel, PowerPoint y Outlook, así como habilidades para organizar información, mantener archivos, diligenciar formatos, actualizar bases de datos y realizar seguimiento a tareas administrativas.
La persona deberá estar disponible para realizar viajes ocasionales a los municipios de intervención del Programa y para desarrollar otras tareas afines que le sean asignadas por su supervisor/a, siempre que correspondan con la naturaleza, alcance y nivel de responsabilidad del cargo.
Responsabilidades Esenciales
ESTRATEGIA Y PLANIFACIÓN
• Reconocer las oportunidades para acciones innovadoras y crear un entorno en el que puntos de vista alternativos son bienvenidas.
• Priorizar y organizar acciones y recursos para lograr objetivos y contribuir a la estrategia nacional de
• Desarrollar y organizar actividades que aseguren recursos para el área de compras y logística y convencer a las partes interesadas para que brinden apoyo.
GESTIÓN DE EQUIPO / ÁREA
• Apoyar en las actividades de rendición de cuentas, comunicar las expectativas y proporcionar información constructiva de manera formal e informal con reuniones periódicas de uno a uno y revisiones de rendimiento.
• Crear y mantener un ambiente de trabajo de respeto mutuo donde los miembros del equipo se esfuerzan por lograr la Contratar, orientar y dirigir a los miembros del equipo según sea necesario.
• Ayudar a los miembros del equipo con información, herramientas y recursos para mejorar el rendimiento y alcanzar objetivos comunes.
• Asegurar el cumplimiento de las normas y políticas de almacenes de Mercy Corps
• Orientar, hacer seguimiento y coordinar con los miembros del equipo y proveedores locales según sea necesario.
• Ser propositivo, tener capacidad para trabajar tanto individualmente como en
• Afrontar con ánimo y buena disposición cualquier otra tarea que le sea asignadas para el efectivo desarrollo del Programa
FUNCIONES GENERALES
• Cumplir con las políticas y estándares de Mercy Corps y procesos programáticos, financieros, administrativos, compras, logísticos, recursos humanos y de seguridad.
• Apoyar en el seguimiento administrativo y financiero de las solicitudes de anticipos, pagos, y liquidaciones de los consultores y proveedores correspondientes a la Gerencia del Programa.
• Revisión y validación de los documentos para aprobación de las diferentes áreas transversales, equipo programático y que necesiten aprobación del Gerente de Programa.
• Informar oportunamente a la Gerencia sobre dificultades o retos que pudiesen presentarse durante la ejecución de los programas.
• Supervisar todos los soportes de pagos y facturas, y llevar un ordenado y cuidadoso registro
• de todos los documentos de la Gerencia del Programa.
• Elaboración de PR, SP, TA. ADV y Legalizaciones que se requieran para la Gerencia del Programa
• Seguimiento a Matriz de contratos de los contratos que correspondan a la Gerencia del Programa.
• Responder a las solicitudes de las áreas transversales cuando ellos lo requieran de los de la Gerencia del Programa.
• Apoyo logístico en los diferentes eventos del programa Agua Comunitaria.
• Apoyar al Gerente en procesos relacionados con el área de compras y servicios en el recibo de materiales, consecución de cotizaciones, solicitudes de compras y memorando de bienes recibidos cuando sea requerido por el programa.
• Participar de forma proactiva en reuniones que tenga la Gerencia para la programación de actividades.
• Velar por el buen uso de los recursos del programa.
• Apoyar la sistematización de la información y elaborar actas, tomar fotos, videos durante reuniones o espacios de trabajo clave, cuando sea requerido.
• Apoyar en el seguimiento de la actualización de los archivos digitales y físicos según los lineamientos y políticas de retención de archivo de Mercy Corps y el donante.
• Apoyar la preparación, organización y seguimiento administrativo de solicitudes de anticipos, pagos y legalizaciones correspondientes a consultores, proveedores, actividades y miembros del equipo del Programa.
• Recibir, organizar y realizar una revisión inicial de los documentos requeridos para los diferentes trámites administrativos, verificando que estén completos antes de remitirlos al responsable de su revisión y aprobación.
• Diligenciar, preparar y tramitar, bajo orientación del supervisor o del responsable del proceso, solicitudes de compra, solicitudes de pago, autorizaciones de viaje, anticipos, legalizaciones y demás formatos administrativos requeridos.
• Apoyar la recopilación y organización de facturas, cuentas de cobro, actas, listados de asistencia, informes, soportes de entrega y demás documentos necesarios para los procesos de pago y legalización.
• Mantener un registro ordenado y actualizado de los documentos administrativos y financieros tramitados por la Gerencia del Programa.
• Actualizar las matrices de seguimiento de contratos, compras, pagos, anticipos, legalizaciones, viajes, eventos y demás herramientas administrativas que le sean asignadas.
• Realizar seguimiento a los trámites administrativos bajo su responsabilidad e informar oportunamente al supervisor sobre documentos pendientes, retrasos, inconsistencias o dificultades identificadas.
• Atender y canalizar oportunamente las solicitudes administrativas recibidas por parte del equipo del Programa y de las áreas transversales, de acuerdo con las orientaciones de su supervisor/a.
• Apoyar la coordinación logística de reuniones, talleres, capacitaciones, jornadas de trabajo y eventos del Programa.
• Apoyar la reserva y adecuación de espacios, coordinación de alimentación, transporte, alojamiento, materiales, equipos y demás requerimientos logísticos para las actividades del Programa.
• Preparar materiales, formatos, listados de asistencia, identificaciones, ayudas de memoria y demás documentos requeridos para reuniones y eventos.
• Apoyar la elaboración de actas, ayudas de memoria y registros de reuniones, así como la organización de fotografías, videos y demás evidencias de las actividades, cuando sea requerido.
• Apoyar la organización de viajes del equipo, incluyendo la recopilación de información, preparación de solicitudes, reservas, anticipos y documentación para la posterior legalización.
• Apoyar la preparación y organización de memorandos de bienes recibidos, actas de entrega, remisiones, inventarios, registros fotográficos y demás soportes relacionados.
• Apoyar los alistamientos con proveedores para la entrega de materiales, equipos, insumos u otros bienes dirigidos a participantes, comunidades o socios del Programa.
• Apoyar la solicitud de cotizaciones y la organización de la información recibida de proveedores, cuando sea requerido y bajo las orientaciones del área de Compras u Operaciones.
• Apoyar la preparación de cuadros comparativos u otras herramientas administrativas, sin asumir funciones de evaluación técnica, selección, negociación o aprobación de proveedores.
• Apoyar el seguimiento a las fechas de entrega de bienes y servicios e informar al responsable del proceso sobre retrasos o novedades.
• Mantener actualizados y organizados los archivos digitales y físicos, de acuerdo con los lineamientos de gestión documental, protección de datos y retención de archivos de Mercy Corps y del donante.
• Digitalizar, clasificar, nombrar y almacenar documentos en las carpetas y plataformas institucionales correspondientes.
• Apoyar el control de versiones de formatos, matrices y documentos administrativos para evitar duplicidades o el uso de información desactualizada.
• Participar en las reuniones de coordinación administrativa o programática en las que sea convocado/a y realizar seguimiento a los compromisos que le sean asignados.
• Realizar viajes a los municipios donde se desarrollen actividades del Programa para brindar apoyo administrativo, documental o logístico, cuando sea requerido y autorizado.
• Utilizar adecuadamente los recursos, equipos, materiales e información puestos bajo su responsabilidad.
• Mantener la confidencialidad y protección de la información administrativa, financiera, contractual, personal y programática a la que tenga acceso.
• Informar oportunamente al supervisor sobre riesgos, inconsistencias, documentos faltantes o situaciones que puedan afectar el desarrollo de los procesos bajo su responsabilidad.
• Proponer mejoras prácticas para fortalecer la organización, oportunidad y eficiencia de los procesos administrativos del Programa.
• Cumplir las demás funciones afines que le sean asignadas por su supervisor/a y que correspondan con la naturaleza y nivel de responsabilidad del cargo.
RESPONSABILIDADES DE SALVAGUARDA
• Aprender activamente sobre salvaguarda e integrarla en su trabajo, incluyendo la identificación de riesgos y medidas de mitigación relacionadas con su área.
• Practicar los valores de Mercy Corps, incluyendo el respeto por la dignidad y el bienestar de los participantes y de sus compañeros/as de equipo.
• Fomentar la apertura y la comunicación en su equipo; alentar a los miembros del equipo a presentar reportes si tienen alguna inquietud, utilizando los mecanismos de denuncia disponibles, por ejemplo, la Línea Directa de Integridad u otras opciones.
Responsabilidad de Supervisión
N/A
Responsabilidad, Informes directamente a: Gerente de Programa, Oficial Senior de Programa.
Trabaja directamente con: Equipos de programas, finanzas, administración y seguridad y acceso humanitario.
Rendición de Cuentas ante Participantes y Actores Clave
Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps respalden todos los esfuerzos relacionados con la rendición de cuentas, especialmente hacia nuestros participantes de programas, socios comunitarios, otros actores clave y las normas internacionales que rigen el trabajo de ayuda humanitaria y desarrollo. Estamos comprometidos con involucrar activamente a las comunidades como socios iguales en el diseño, monitoreo y evaluación de nuestros proyectos en terreno.
Calificaciones Mínimas y Habilidades Transferibles
• Técnico en gestión administrativa, empresarial, documental o afines.
• Experiencia demostrable en cargos de asistencia administrativa o afines.
• Conocimiento básico en presupuestación y análisis de costos.
• Buen manejo de Excel y herramientas de Microsoft Office.
• Capacidad para gestionar múltiples solicitudes y priorizar tareas de forma eficiente.
• Experiencia con asistencia administrativa y/o financiera, manejo de información, sistemas de archivos físicos y medio magnético.
• Conocimiento del contexto de los municipios focalizados por el programa.
• Habilidades sociales para la interlocución con grupos, comunidades y entidades del sector privado y público.
• Conocimientos en el manejo de Word, Excel, PPT, Outlook, redes sociales e internet.
Factores de éxito
• Excelente sentido del juicio.
• Fuertes habilidades de organización.
• Habilidad para realizar múltiples tareas y procesar información en acción.
• Comprender claramente la ética de las adquisiciones y el cumplimiento por políticas y protocolos, esencial.
• Capacidad de trabajar efectivamente con una amplia variedad de
• Capacidad de interactuar efectivamente con el personal internacional y
• Capacidad de trabajar como parte de un equipo y coordinar con el equipo del proyecto.
Igualdad de Oportunidades de Empleo
Mercy Corps es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades, comprometido con brindar igualdad de oportunidades laborales a todos los empleados y candidatos calificados, sin distinción de raza, color, sexo, orientación sexual, religión o creencias, origen nacional, edad, discapacidad, estado civil, condición de veterano u otras características protegidas por la legislación aplicable.
Salvaguarda y Ética
Mercy Corps está comprometida a garantizar que todas las personas con las que entramos en contacto a través de nuestro trabajo, ya sean miembros del equipo, miembros de la comunidad, participantes de programas u otros, sean tratadas con respeto y dignidad. Nos adherimos a los principios fundamentales sobre la prevención de la explotación y el abuso sexual establecidos por el Secretario General de la ONU y el IASC, y hemos firmado el Esquema Interagencial de Divulgación de Conductas Inadecuadas. No toleraremos el abuso infantil, la explotación sexual, el abuso o el acoso por parte de, o hacia, nuestros miembros del equipo. Como parte de nuestro compromiso con un entorno laboral seguro e inclusivo, se espera que los miembros del equipo se conduzcan de manera profesional, respeten las leyes y costumbres locales y adhieran en todo momento a las Políticas y Valores del Código de Conducta de Mercy Corps. Los miembros del equipo deben completar cursos obligatorios en línea sobre el Código de Conducta al ser contratados y de manera anual.
Como postulante, si eres testigo o experimentas cualquier forma de conducta sexual inapropiada durante el proceso de reclutamiento, por favor repórtalo a la Línea Directa de Integridad de Mercy Corps ([email protected]).