About this role
mag. utrecht Je gaat aan de slag als managementassistent binnen Werk & Inkomen in Utrecht. In deze tijdelijke opdracht ondersteun je twee managers en zorg je dat hun dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Je brengt structuur aan, bewaakt overzicht en regelt zaken achter de schermen zodat anderen zich kunnen richten op hun kerntaken. Je werkt in een maatschappelijke omgeving waarin jouw ondersteuning indirect bijdraagt aan het welzijn van inwoners. Door de afwisseling in werkzaamheden en contacten speel je een centrale rol binnen het officemanagementsecretariaat. Wat ga je doen - Je beheert complexe agenda’s en mailboxen van managers. - Je stelt prioriteiten en bewaakt de planning. - Je organiseert interne en externe afspraken. - Je zorgt voor een correcte verwerking van vergaderstukken in IBABS. - Je bewaakt de aansluiting tussen Outlook-agenda’s en IBABS. - Je voert HR-ondersteunende werkzaamheden uit, zoals het plannen van afspraken met de bedrijfsarts, het ondersteunen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en het verwerken van personeelsmutaties. - Je organiseert en ondersteunt projecten, bijeenkomsten en evenementen. - Je vervangt collega’s binnen het officemanagementsecretariaat bij afwezigheid. - Je voert uiteenlopende administratieve werkzaamheden uit, zoals zaalreserveringen, bestellingen en facilitaire ondersteuning. Over jou - Je bent proactief en ziet werk liggen voordat erom gevraagd wordt. - Je bent organisatorisch sterk en houdt moeiteloos overzicht. - Je communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus. - Je schakelt flexibel tussen uiteenlopende werkzaamheden. - Je blijft stressbestendig en accuraat, ook wanneer het druk is. - Je bent dienstverlenend, klantgericht en een echte ontzorger. - Je bent collegiaal en een fijne sparringpartner voor managers en collega’s. Eisen - Je beschikt over mbo+ werk- en denkniveau. - Je hebt ruime ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie.