About this role
mag. utrecht Je gaat aan de slag als Managementassistent binnen Werk & Inkomen en ondersteunt twee managers in een dynamische, maatschappelijke werkomgeving. In deze tijdelijke opdracht zorg je voor structuur, overzicht en rust, zodat de managers zich kunnen richten op hun kerntaken. Je bent de spil achter de schermen en houdt processen, afspraken en administratieve taken soepel in beweging. Daarbij werk je nauw samen met collega’s binnen het officemanagementsecretariaat en draag je indirect bij aan de ondersteuning van inwoners op het gebied van werk, inkomen, schuldhulpverlening en participatie. Wat ga je doen - Je beheert complexe agenda’s en mailboxen van managers. - Je stelt prioriteiten en bewaakt de planning. - Je organiseert interne en externe afspraken. - Je zorgt voor een correcte verwerking van vergaderstukken in IBABS. - Je bewaakt de aansluiting tussen Outlook-agenda’s en IBABS. - Je voert HR-ondersteunende werkzaamheden uit, zoals het plannen van afspraken met de bedrijfsarts, het ondersteunen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en het verwerken van personeelsmutaties. - Je organiseert en ondersteunt projecten, bijeenkomsten en evenementen. - Je vervangt collega’s binnen het officemanagementsecretariaat bij afwezigheid. - Je voert uiteenlopende administratieve werkzaamheden uit, zoals zaalreserveringen, bestellingen en facilitaire ondersteuning. Over jou - Je beschikt over MBO+ werk- en denkniveau. - Je bent proactief en ziet werk liggen voordat erom gevraagd wordt. - Je bent organisatorisch sterk en houdt moeiteloos overzicht. - Je communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus. - Je schakelt flexibel tussen uiteenlopende werkzaamheden. - Je blijft stressbestendig en accuraat, ook wanneer het druk is. - Je bent dienstverlenend, klantgericht en een echte ontzorger. - Je bent collegiaal en een fijne sparringpartner voor managers en collega’s. Eisen - Je beschikt over MBO+ werk- en denkniveau. - Je hebt ruime ervaring als managementassistent.