About this role
Maritiem Museum Rotterdam logo Executive Assistant Vacature details Solliciteren Functieomschrijving Ben jij een ervaren en proactieve Executive Assistant die moeiteloos overzicht houdt in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om niet alleen te organiseren, maar ook inhoudelijk mee te denken en een onmisbare sparringpartner te zijn voor een directeur en managementteam? Dan is dit misschien wel jouw volgende stap. Waar je terechtkomt Het Maritiem Museum Rotterdam vertelt de verhalen van de maritieme wereld van toen, nu en morgen. Als Executive Assistant ondersteun je de Algemeen Directeur op zowel organisatorisch, bestuurlijk als inhoudelijk niveau. Je bent de spil achter de schermen die ervoor zorgt dat de directeur optimaal kan functioneren. Je brengt structuur aan, bewaakt de voortgang, ondersteunt bij bestuurlijke processen en bent een belangrijke schakel tussen de directie, het managementteam, de Raad van Toezicht en externe stakeholders. Je bent iemand die vooruitdenkt, prioriteiten aanvoelt, snel schakelt en zelfstandig handelt. Je weet wanneer je moet ontzorgen, wanneer je moet doorpakken en wanneer je juist de juiste vragen stelt. Klassiek in de basis, modern in de manier van werken. Wat je gaat doen Als Executive Assistant ondersteun je de Algemeen Directeur en het managementteam in de volle breedte van het werk. Je zorgt voor structuur, bewaakt de voortgang en helpt om tijd, aandacht en prioriteiten optimaal te organiseren. Daarbij werk je zelfstandig, zorgvuldig en met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je houdt je onder andere bezig met: - Je beheert de complexe agenda van de Algemeen Directeur en het managementteam en organiseert afspraken, overleggen, werkbezoeken en bijeenkomsten. - Je bereidt bestuurlijke overleggen voor, waaronder die van de Raad van Toezicht, verzorgt de agenda's en vergaderstukken en bewaakt de jaarplanning. - Je notuleert vergaderingen, bewaakt besluiten en actiepunten en zorgt...