About this role
Management Assistent Alumnibureau Eindhoven 16-24 hours Function DEZE VACATURE STAAT ALLEEN OPEN VOOR INTERNE KANDIDATEN In de rol van Management assistent Alumnirelaties en Universiteitsfonds werk je binnen de dienst CEC bij het Alumnibureau dat fysiek op dezelfde afdeling zit. Het is een dynamische rol waarbij je een diversiteit aan Alumni-activiteiten organiseert en in goede banen leidt in samenwerking met maatschappelijk hooggeplaatste personen zoals ceo's, bestuurders en/of alumni. Activiteiten hebben tot doel een wederkerige relatie op te bouwen tussen de universiteit en de externe relaties. Kerntaken: - Zelfstandig organiseren, plannen en opvolgen van afspraken met alumni en externe relaties voor bureau Alumnirelaties en Universiteitsfonds Eindhoven. - Zelfstandig behandelen van de in- en uitgaande correspondentie in het Nederlands en Engels op basis van globale aanwijzingen. - Het bewaken van de voortgang en efficiency binnen de afdeling door het coördineren, bewaken van afspraken, opzetten van documentatie(systeem), voortgangscontrole voor Alumni projecten. - Het verwerken van inkooporders in het systeem en urendeclaraties studentassistenten, zorgen voor correcte documentatie en archivering van informatie. - Alumni mailbox beheren - (Adres)wijzigingen van PostNL verwerken in Salesforce - Graveersessies registreren in Salesforce - Up to date houden van Emeriti/Alumni-gegevens in Salesforce - Registratieverificatie in het Alumniportaal - Administratieve en projectmatige voorbereiding en organisatie van projectmatige bijeenkomsten en evenementen, en daarbij ondersteuning bieden bij de voorbereiding van Alumni programma's en projecten, zelfstandig plannen en organiseren, voortgangsbewaking en afhandeling van actiepunten. - Opstellen en uitvoeren van efficiënte administratieve procedure(s) voor de opvolging van donateurs na een schenking. - Gebruik maken van en bijhouden gegevens in CRM-systeem en Alumniportal. - Praktis...