About this role
AVGM.nl vrienden - Secretaris De secretaris heeft naast de formele secretariële taken een belangrijke rol in de interne organisatie van de vereniging en steunt de voorzitter bij het beleid en andere overkoepelende taken. Taken en verantwoordelijkheden van de secretaris: - Voorbereiden van agenda's voor bestuursvergaderingen en de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Verzorgt via mail het versturen van de agenda, de bijbehorende bijlagen en documentatie. - Notuleren van vergaderingen - Afspraken maken namens bestuur, bewaken van de voortgang en de nodige correspondentie verzorgen - Opstellen bestuursjaarverslag van de vereniging - Bewaken zittingstermijn van het bestuur en kascontrolecommissie - Bijhouden van mailbox Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en het afhandelen of uitzetten van acties die daar uit voortkomen - Digitaal archiveren van algemene bestuursdocumenten en belangrijke documenten van de secretaris - Voorbereiden en afhandelen van correspondentie, vergunningsaanvragen en subsidie-aanvragen met de gemeente Best en overige instanties - Bewaken actualiteit VOG-verklaringen en de hiervoor benodigde aanvragen bij het Ministerie van Justitie starten Randvoorwaarden: - Het bestuur vergadert 1 à 2 maal per maand - Tijdsbesteding is gemiddeld 4 uur per week. Deze tijdsbesteding is mede afhankelijk van de eigen initiatieven en kan grotendeels vanuit thuis worden ingevuld. - Een aantal van bovengenoemde taken zou ook bij een administratieve ondersteuner secretariaat ondergebracht kunnen worden om de werkdruk te verlagen. - Inzicht in het functioneren van onze atletiekvereniging en de veelzijdigheid van de vraagstukken die aan de orde zijn. - Het deelnemen aan besluitvorming over onderwerpen op zowel korte als lange termijn. - Er zijn altijd onderwerpen die niet specifiek toe te wijzen zijn aan één van de bestuursleden (denk aan corona), die wellicht ook ...