About this role
Zakres obowiązków: Obsługa sekretariatu w tym: - zapewnienie sprawnego obiegu korespondencji zgodnie z zasadami obiegu dokumentów, w tym: rejestrowanie korespondencji w systemie EZD, przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych oraz wspieranie pracowników Departamentu przy obsłudze EZD; - wsparcie pracowników w przygotowaniu wniosków dotyczących szkoleń oraz monitorowanie bieżącej sytuacji ich realizacji; - organizowanie i obsługa spotkań, w tym prowadzenie kalendarza spotkań, rezerwacja sal konferencyjnych, zapewnienie koniecznych urządzeń; - pomoc w rozliczeniu konferencji, delegacji służbowych; - prowadzenie wykazu i monitorowanie stanu realizacji spraw oraz ich terminów w zakresie zleconym przez Dyrektora; - wspieranie pracowników Departamentu zgodnie z poleceniem Dyrekcji i przełożonego. Wymagania: - wykształcenie: wyższe (w tym licencjat) - konieczne - umiejętności: Pakiet MS Office - konieczne - języki obce: polski - w mowie: C1 - zaawansowany, w piśmie: C1 - zaawansowany - konieczne; angielski - w mowie: B1 - średnio zaawansowany, w piśmie: B1 - średnio zaawansowany - konieczne - inne zawody: Pracownik biurowy - konieczne - pozostałe: WYMAGANIA KONIECZNE: - wykształcenie wyższe - lata pracy zawodowej: a) na stanowisko młodszego specjalisty: minimum rok pracy zawodowej; b) na stanowisko specjalisty: minimum 3 lata pracy zawodowej; - znajomość pakietu MS Office, w tym w szczególności Word, Excel, Outlook; - znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym; - doświadczenie na stanowisku obsługi sekretariatu; - bardzo dobra znajomość języka polskiego. WYMAGANIA DODATKOWE: - znajomość programu EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją); - doświadczenie w pracy w administracji publicznej; - dobra organizacja pracy; - orientacja na jakość wykonywanych zadań; - umiejętność planowania i organizacji pracy; - wykonywanie obowiązków zgodnie z przepisami; - umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach; - umiejętność efektywnej komunikacji; -