About this role
1 ADMINISTRATIVE REFERENTIN (m/d/w) für die operative und künstlerische Leitung 20-25 Wochenstunden Dienstort Klagenfurt ehestmöglicher Eintritt Ihre Aufgaben * Unterstützung der operativen und künstlerischen Leitung im Tagesgeschäft * Organisation und Koordination von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen * Selbstständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache * Allgemeine Büroorganisation und Office-Management * Telefonische und schriftliche Ansprechperson für Vereinsmitglieder, Projektpartner:innen, Besucher:innen und Kooperationspartner:innen * Pflege interner Datenbanken sowie Dokumenten- und Ablagesysteme * Unterstützung der laufenden Buchhaltung (Rechnungen, Unterlagen für Steuerberatung, Zahlungsfristen, Mahnwesen) * Unterstützung bei Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen * Schnittstelle zu externen Partner:innen in den Bereichen Presse, Sponsoring, Marketing und Veranstaltungsorganisation * Betreuung kulturpolitischer Agenden sowie Unterstützung bei Kooperationsprojekten * Organisation und Betreuung von Gästen, Vortragenden, Künstler:innen, Sponsor:innen und weiteren Kooperationspartner:innen Ihr Profil * Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Verwaltungsbereich, vorzugsweise in einer Kulturinstitution oder einer vergleichbaren Organisation * Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsverwaltung * Deutschkenntnisse (mindestens C1) sowie gute Englischkenntnisse * Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel) sowie idealerweise Apple-Produkten (macOS/iOS) * Hohe Eigenverantwortung, Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise * Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, professionelles und freundliches Auftreten * Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität * Belastbarkeit, Flexibilität und Bereitschaft, Veranstaltungen fallweise außerhalb der regulären Arbeitszeit zu begleiten * Führerschein B und eigener PKW von Vorteil Wir bieten * eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Architektur, Kultur und Öffentlichkeit * ein vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung * Mitarbeit an einem Haus mit [bau-]kulturellen Aktivitäten sowie einem spannenden Veranstaltungs- und Ausstellungsprogramm * ein engagiertes, wertschätzendes und kollegiales Team * flexible Arbeitszeitgestaltung * Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Vereinbarung * einen zentral gelegenen Arbeitsplatz in der Klagenfurter Innenstadt * ein Arbeitsumfeld mit vielfältigen Kontakten im Bereich Architektur, Kunst, Kultur, Politik und Verwaltung * hausinternes Café Rahmenbedingungen Beschäftigung: Teilzeit (20-25 Wochenstunden) Arbeitsbeginn: ehestmöglich nach Vereinbarung Dienstort: ARCHITEKTUR HAUS KÄRNTEN, Klagenfurt Gehalt: Das Jahresbruttogehalt richtet sich nach dem Kollektivvertrag für Angestellte bei Ziviltechniker: innen und beträgt 30.100 € Brutto bei Vollzeit. Eine Überzahlung ist - abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung - möglich. Bewerbung Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit dem Betreff: »Bewerbung administrative Referent: in« (Motivationsschreiben, Lebenslauf sowie Ausbildungs- und Praxisnachweise) bis 24. August 2026 an: [email protected] Nach Ablauf der Bewerbungsfrist und Abschluss der Sichtung der Bewerbungs-unterlagen werden Kandidat:innen zu einem Gespräch eingeladen. Die Verständigung erfolgt telefonisch oder per E-Mail. Wir bitten um Verständnis, dass im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren keine Reise- oder sonstigen Aufwendungen ersetzt werden können. Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in Kalenderwoche 36/37 statt. Wir freuen uns auf die Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen. Das Mindestentgelt für die Stelle als ADMINIS