About this role
1 Fakultätsweite_r Office Manager_in Bewerbungsfrist: 03.08.2026 Verwendungsgruppe: IIIa Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 38.628,79 Dienstbeginn: Ehestmöglich Wochenstunden: 20 h/W Anstellungsdauer: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle Befristung: 1 Jahr Ihre Aufgaben * Werden Sie Teil eines Teams aus Expert:innen, Berater:innen und Troubleshooter:innen! Serviceorientiert arbeiten wir mit den Tools Expertise, Humor und Geduld an Lösungen. Über den Tellerrand hinausblickend arbeiten wir selbstständig, aber unterstützen uns gegenseitig. Denn gemeinsam lassen sich Herausforderungen nämlich am besten meistern! * Als Office Manager:in übernehmen Sie die kurzfristige Abdeckung unplanbarer Ausfälle im Office Management der Institute und Zentren der Geisteswissenschaftlichen Fakultät. Sie sind zur Stelle, wenn es in den Bereichen Budget, Bestellwesen, Personal, Lehre, Büroorganisation und Parteienverkehr schnell und kompetent Unterstützung braucht. * Sie unterstützen das Dekanatsteam bei Projekten, in der Büroorganisation und übernehmen eigenverantwortlich administrative und organisatorische Aufgaben. Dabei sorgen Sie für effiziente Abläufe im Office Management. * Zusätzlich unterstützen Sie die Dekanatsleitung in vielen Belangen des Office Managements und vertreten die Referent:innen für Budget und Reisen. Ihr Einsatz ist gefragt, wenn Flexibilität, Eigeninitiative und ein kühler Kopf gefragt sind - denn gemeinsam meistern wir jede Herausforderung! Ihr Profil * Abgeschlossene Berufsausbildung (beispielsweise Abschluss einer berufsbildenden Schule) * Mehrjährige Berufserfahrung in der Verwaltung und Berufserfahrung mit Kund:innen/Parteienverkehr (notwendig) * Mehrjährige Erfahrung im universitären Umfeld * Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office Kenntnisse auf sehr gutem Niveau, SAP-Anwendungskenntnisse und Erfahrung mit Content-Management-Systemen, z.B. TYPO3) * UNIGRAZonline-Kenntnisse oder Kenntnisse gleichwertiger universitärer Organisationstools (wünschenswert) * Kenntnis der einschlägigen Richtlinien, Satzungen, Rahmenbedingungen (z.B. Universitätsgesetz, studienrechtliche Bestimmungen der Satzung, Verordnungen und Richtlinien) (wünschenswert) * Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse * Eigenverantwortliches und selbständiges Arbeiten sowie Bewusstsein für komplexe Zusammenhänge, gut strukturierte Arbeitsweise und Genauigkeit * gutes Zeit- und Selbstmanagement und sehr hohe Flexibilität (kurzfristige Abdeckung unplanbarer Ausfälle) * Hohe kommunikative Kompetenz und Freude am Umgang mit Studierenden im Rahmen des Parteienverkehrs und in der Zusammenarbeit in wechselnden Teams * Hilfsbereitschaft, Freundlichkeit und Serviceorientierung, sicheres Auftreten * Teamfähigkeit, Eigeninitiative sowie Durchsetzungsfähigkeit * Belastbarkeit und Stressresistenz in Spitzenzeiten, Flexibilität im Umgang mit Veränderungsprozessen und Weiterbildungsbereitschaft Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 38.628,79. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich. Das Dekanat der Geisteswissenschaftlichen Fakultät ist das organisatorische Herzstück der Fakultät. Hier laufen viele Fäden zusammen und sorgen für ein buntes und vielseitiges Aufgabenspektrum. Das Team am Dekanat unterstützt die Fakultätsleitung ebenso wie Mitarbeiter:innen und Studierende der Fakultät in allen administrativen Belangen. Es ist zentrale Anlaufstelle für Anliegen rund um Lehre und Forschung, Personal, Ressourcen und Öffentlichkeitsarbeit. Sie suchen nach einer abwechslungsreichen Tätigkeit? Diese, mit der Möglichkeit in vielfältigen Bereichen dazuzulernen und einschlägige Erfahrung zu sammeln, finden Sie bei uns! Kontakt Mag. Petra Steinkellner I [email protected] https://gewi.uni-graz.at/de/dekanat / Link: https://jobs.uni-graz.at/de/jobs/1a2a9c12-cc06-446c-87b3-7601142efae4?preview=true Das Mindestentgelt für die Stelle als Fakultätsweite_r Office Manager_in betr...