About this role
As Austria's largest research and technology organisation for applied research, we are dedicated to make substantial contributions to solving the major challenges of our time, climate change and digitalisation. To achieve our goals, we rely on our specific research, development and technology competencies, which are the basis of our commitment to excellence in all areas. With our open culture of innovation and our motivated... 1 Mitarbeiter:in Office Management (Teilzeit oder Vollzeit, Karenzvertretung für 2 Jahre) * Als Teil unseres Office Management Teams unterstützen Sie proaktiv die Head of Competence Unit und das Team aus international Forschenden im täglichen operativen Geschäft, um die bestehenden Forschungsprojekte auch aus administrativer und organisatorischer Sicht erfolgreich abzuwickeln - von Unterschriftshandling über Terminorganisationen bis hin zu Unterstützung bei der Eventplanung, wodurch Sie nachhaltig zur effizienten Umsetzung von Prozessen und Arbeitsabläufen beitragen. * Sie übernehmen ein breites und absolut abwechslungsreiches Aufgabengebiet, in welches Sie gerade zu Beginn durch Ihre Office-Kolleg:innen eingeführt und begleitet werden. * Sie sind eine wichtige Anlaufstelle für Kolleg:innen sowie Projektpartner:innen bzw. Kund:innen bei Fragen zu organisatorischen Abläufen und wickeln diese und Ihre Aufgaben rasch, strukturiert und lösungsorientiert ab. * Sie geben den Mitarbeitenden Support in der AIT-Toollandschaft und helfen ihnen, die notwendigen Schritte zu setzen (etwa für Projekte, bei Anträgen für Dienstreisen, bei der Arbeitszeiterfassung, etc.). * Sie sind Schnittstelle zu anderen Abteilungen des AIT und dessen Serviceeinheiten (z.B. Einkauf, Human Resources, Marketing, etc.) und gewährleisten effiziente Informationsflüsse. * Sie bewahren den Blick fürs Ganze und durch Ihre Flexibilität fällt es Ihnen leicht, mit unterschiedlichsten Aufgaben umzugehen. * Mit Ihrem Teamgeist und Ihren Kompetenzen nehmen Sie in der Competence Unit eine Schlüsselfunktion für die Gewährleistung reibungsloser Prozessabläufe wahr und sind die erste Ansprechperson für neue und bestehende Mitarbeiter:innen. Als Ingenious Partner zeichnet Sie aus: * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS) * Mehrjährige Erfahrung im Bereich Office-Management von Vorteil * Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (inkl. Outlook, Excel, PowerPoint, Teams) * Bereitschaft zur Einarbeitung und Betreuung der AIT-Toollandschaft * Ausgezeichnetes Kommunikationsvermögen, sowie ein offenes und dynamisches Auftreten * Begeisterungsfähigkeit, hohe Einsatzbereitschaft und Freude, sowie Zuverlässigkeit und Diskretion * Eigenständiges und lösungsorientiertes Denken, sowie eine genaue Arbeitsweise * Der Tätigkeit entsprechende Deutsch- und Englischkenntnisse Was Sie erwarten können: Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 h / Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 46.592, --. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihren Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben zahlreichen Benefits flexible Arbeitsbedingungen, individuelle Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld. Am AIT schaffen wir ein inklusives und familienfreundliches Arbeitsumfeld, das Chancengleichheit fördert und Vielfalt in der Belegschaft sowie in Führungspositionen gezielt ausbaut. Unter anderem setzen wir uns für eine Erhöhung unseres Frauenanteils im Unternehmen ein und freuen uns daher besonders über Bewerbungen von Frauen. Bitte übermitteln Sie uns Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Motivationsschreiben, relevanten Zeugnissen und Dokumenten sowie einem Identitätsnachweis, online. Link: https://jobs.ait.ac.at/Job/268341 Das Mindestentgelt für die Stelle als Mitarbeiter:in Office Management (Teilzeit oder Vollzeit, Karenzvertretung für 2 Jahre) beträgt 46.592,00 EUR brutto pro Jahr auf Basis Vollzeitbeschäftigung. Bereitschaft zur Überzahlung.