About this role
Persönliche Assistenz des CEO (m/w/d) 100% In dieser Vertrauensposition agieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen dem CEO und internen sowie externen Anspruchsgruppen. Sie übernehmen ein breites Spektrum an organisatorischen, administrativen, finanziellen und projektbezogenen Aufgaben und leisten einen wesentlichen Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Executive Offices. Persönliche Assistenz des CEO (m/w/d) 100% Unser Kunde ist ein international tätiges Unternehmen mit anspruchsvollem Stakeholder\-Umfeld und globaler Präsenz. Für die direkte Unterstützung des CEOs suchen wir eine erfahrene, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant / Personal Assistant to CEO. Stellenbeschreibung Proaktive Unterstützung des CEOs in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen Koordination und Überwachung von Fristen, Pendenzen und geschäftskritischen Aufgaben Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Korrespondenz, Verträgen und wichtigen Dokumenten Unterstützung bei Vertragsunterzeichnungen, Beglaubigungen und administrativen Genehmigungsprozessen Organisation und Koordination von Verwaltungsrats\-, Management\- und Stakeholder\-Meetings Schnittstellenfunktion zu Verwaltungsratsmitgliedern, Investoren, Rechtsberatern, Behörden und weiteren externen Partnern Pflege und Verwaltung von Unternehmensdokumentationen sowie regulatorischen Unterlagen Koordination von Rechnungsfreigaben und Zahlungsprozessen Unterstützung im Cashflow\-Monitoring sowie bei investitionsbezogenen Administrationsaufgaben Zusammenarbeit mit Buchhaltungs\-, Steuer\- und Finanzdienstleistern Vorbereitung steuerrelevanter Unterlagen und Abstimmung mit externen Fachspezialisten Kommunikation mit Banken, Versicherungen und externen Dienstleistern Betreuung administrativer Prozesse im Zusammenhang mit Gesellschaften und Behörden im In\- und Ausland Mitarbeit und Koordination von bereichsübergreifenden Projekten Unterstützung im Facility Management von Geschäfts\- und Wohnliegenschaften Koordination externer Partner und Dienstleister Bearbeitung von physischen und digitalen Dokumentenablagen Empfang und Betreuung von Gästen bei Meetings und Veranstaltungen Verwaltung eines komplexen und internationalen Terminkalenders Organisation von Geschäftsreisen inklusive Transport, Unterkunft und Reiserouten Unterstützung bei ausgewählten persönlichen Angelegenheiten des CEOs Koordination verschiedener privater und geschäftlicher Termine Unterstützung des CEOs in einem dynamischen und internationalen Umfeld mit hoher Vertraulichkeit Profil Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Vertrauensfunktion auf C\-Level\-Ebene Nachweisbare Erfahrung in einem internationalen und komplexen Unternehmensumfeld Stilsichere Deutsch\- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Professioneller Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern, Verwaltungsräten, Investoren, Behörden und externen Beratern Erfahrung im Vertragsmanagement, in regulatorischen Prozessen sowie in gesellschaftsrechtlichen und administrativen Themen von Vorteil Gute Kenntnisse in finanziellen und administrativen Prozessen, insbesondere Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Budget\-/Cashflow\-Koordination Hohe Diskretion, Loyalität und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein Organisationsstarke, strukturierte und lösungsorientierte Persönlichkeit mit Hands\-on\-Mentalität Gültiger Führerausweis Kat. B Das Angebot Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. jpidedbd7e1jm jit0731jm jiy26jm