About this role
MISSIONS & COMPETENCES REQUISES Missions générales - Participer au processus recrutement (CSS, CS, Infirmiers, rééducateurs et médico-techniques) : o Affectations (nouveaux diplômés, recrutements, mobilité) o Mobilité interne, mutations, démissions, disponibilités, retraites... o Promotion professionnelle (demandes, dossier, tableau suivi, commission d'attribution, congés d'été, affectation) o Allocataires d'études (demandes, dossier, tableau suivi, congés d'été, affectation) - Suivi des effectifs et mouvements des personnels gérés par la DSIRMT en collaboration avec les services de la DRH (tenue des tableaux de bord de suivi sur Excel) - Gestion administrative des remplacements intérimaires : enregistrement, suivi du tableau de bord Excel, statistiques - Personnels vacataires soignants : suivi des candidatures et mouvements en lien avec les CSS et la DRH, inscription/désinscription sur la plateforme Hublo, suivi du tableau des vacataires autorisés - Gestion des réunions de la Commission des Soins (CSIRMT), de Cadres Supérieurs de Santé et Cadres de Santé : prise de notes et rédaction des comptes rendus - Mise en forme de documents administratifs, projet de soins. (Word) - Tâches classiques de secrétariat : accueil téléphonique et physique, gestion des courriers/mails, ordres de missions, feuilles de notation, rédaction courriers/mails, classement, archivage, bons logistiques, commandes et suivi de commandes (travaux, papeterie.) - Gestion de l'agenda de la Coordonnatrice générale des soins Missions spécifiques à la demande de la coordonnatrice générale des soins : - Préparation des manifestations professionnelles (congrès, formations internes.) - Préparation du dossier « journée portes ouvertes » - Suivi du dossier « Salon Infirmier » Qualifications : Diplômes : - BAC F8 ou BAC SMS (ST2S) Sciences et Technologies de la Santé et du Social - Titre de niveau IV de secrétaire assistant médico-social Connaissances : - EXCEL avancé : fonctions de base et formules de calcul usuelles, tableaux croisés dynamiques, insertion de graphiques, statistiques - WORD avancé : mise en forme de documents courts et longs, insertion de sommaires, graphiques, images, création maquettes de documents et publipostage à partir de Word ou d'Excel - POWER POINT : création, insertion image, animation - INTERNET : navigation, recherche Compétences requises : Savoirs faire : - Organisation et priorisation des tâches de secrétariat - Accueil, travail d'équipe, collaboration inter-inter-services - Maîtrise des outils informatiques - Suivi de dossiers, enregistrement, classement et archivage - Gestion documentaire - Prise de notes et rédaction - Recherche documentaire - Organisation de réunions de journées d'information et de formation Savoirs être : - Amabilité, dynamisme et adaptabilité - Faire preuve de disponibilité et d'esprit d'équipe - Discrétion - Rigueur - Sens de la communication