About this role
Vi søker en sørvisinnstilt morgenfugl til Oslos mest besøkte kulturinstitusjon. Deichman har nærmere seks millioner besøkende hvert år og er en av Oslos viktigste møteplasser for lesing, litteraturformidling og arrangement. Den kommersielle seksjonen bidrar gjennom utleie av ti attraktive møterom på dagtid og med over hundre arrangementer årlig. Nå søker vi en sørvisinnstilt, strukturert og initiativrik kollega som vil være med på å drifte og videreutvikle møterom- og arrangementstilbudet. Som booking- og arrangementskoordinator får du en nøkkelrolle i Deichmans kommersielle virksomhet. Stillingen inngår i et lite og kompetent team som sørger for at kunder og samarbeidspartnere får en god opplevelse fra første henvendelse til gjennomført arrangement. Arbeidshverdagen vil være variert og kombinerer alt fra ansvar for møteromsutleie, salg, koordinering og vertskap til praktisk gjennomføring, der fysisk opprigg og nedrigg utgjør en viktig del av stillingen. Rollen som booking- og arrangementskoordinator er viktig for at Deichman skal nå sine inntektsmål gjennom god kundeoppfølging, effektiv drift og et attraktivt tilbud innen møterom og arrangementer. Vi ser etter deg som motiveres av å skape gode opplevelser for kunder og samarbeidspartnere, og som trives med en arbeidshverdag som kombinerer koordinering og praktisk arbeid. Arbeidstiden er i hovedsak på dagtid, ofte med oppstart tidlig. Noe kvelds- og helgearbeid må påregnes. Arbeidsoppgaver Ansvar for salg og utleie av møterom og arrangementer Koordinere møterom og arrangementsvirksomheten i tett samarbeid med arrangementsansvarlig og andre nøkkelpersoner. Utvikle møteromtjenesten gjennom produktkunnskap og relasjonsbygging Håndtere innkommende bookinghenvendelser for møterom og arrangement. Opprette tilbud og avtaler til kunder Kvalitetssikre møterom og utstyr før gjester ankommer Vertskap og praktisk avvikling av arrangementer, møter og konferanser Ta imot kunder, leveranser og leverandører før møter og arrangementer Befaring og presentasjon av lokaler med mulige nye kunder Kundeoppfølging fra forespørsel/bestilling til arrangements- og møtestart Klargjøring og tilbakestilling av lokaler Fakturering i etterkant av møter og arrangementer Fakturabehandling og saksbehandling av innkommende faktura Kontakt og oppfølging av samarbeidspartnere og andre seksjoner Bistå med statistikk og jevnlige rapporteringer Avlaste andre tjenester ved behov Kvalifikasjoner Høyere utdannelse innenfor fagområder som f.eks. reiseliv, hotell, salg og booking- og event. Betydelig erfaring innenfor aktuelle fagområder kan kompensere for deler av utdanningskravet Minst 5 års profesjonell erfaring fra kurs- og konferansevirksomhet Dokumentert erfaring med booking/salg, utleieforespørsler og kundeservice God IT- og systemforståelse, spesielt O365 Beherske norsk og engelsk skriftlig og muntlig, gjerne et tredje språk Erfaring med statistikk, analyse og økonomioppfølging Personlige egenskaper Serviceinnstilt og god til å bygge langsiktige relasjoner, både internt og eksternt Nøyaktig, strukturert og effektiv, med sans for detaljer Lagspiller Initiativrik og gjennomføringssterk Høy arbeidskapasitet Har gode salgs- og kommunikasjonsevner Fleksibel og positiv, ikke redd for å bidra der det trengs Gir av seg selv, detaljorientert og ansvarsbevisst Liker variert og fysisk arbeid, og trives med en kombinasjon av administrative og praktiske arbeidsoppgaver Vi tilbyr Stillingsbrøk: 100% Meningsfylte, varierte og spennende arbeidsoppgaver i Norges største folkebibliotek Gode muligheter for faglig og personlig utvikling Et faglig dynamisk og sosialt arbeidsmiljø Oslo kommunes pensjons- og forsikringsordninger Stillingen lønnes som spesialkonsulent i lønnstrinn 35-40 i Oslo kommunes lønnsregulativ, avhengig av erfaring og kvalifikasjoner KontaktinformasjonGerd-Elise Mørland, Avdelingsdirektør, 916 072 03 (kun sms), [email protected] ArbeidsstedPostboks 1453, Vika 0116 OSLO Nøkkelinformasjon:Arbeidsgiver: Oslo kommune Referansenr.: 5149411320 Stillingsprosent: 100% Fast Søknadsfrist: 17.08.2026 Om arbeidsgiveren: Deichman er Oslo kommunes etat for folkebibliotek og består av 24 biblioteker spredt over hele Oslo. Som Norges største og eldste folkebibliotek, grunnlagt i 1785, har vi en lang historie med å tilby kunnskap og kultur til byens innbyggere. Vi er stadig i utvikling og ønsker å utvikle oss videre for å sikre bibliotekets plass i samfunnet også i framtiden. Folkebibliotek er en lovpålagt oppgave og Deichman forvalter over en halv milliard på vegne av Oslo kommune for å løse dette oppdraget. De senere årene har det blitt investert stort i nye bibliotek og oppgraderinger. På tvers av byen jobber nå over 400 ansatte for å fremme opplysning og kunnskap gjennom aktiv formidling, og ved å stille bøker og andre medier gratis til disposisjon for alle. Arbeidsplassene i Oslo kommune skal preges av mangfold, og våre ansatte skal gjenspeile byens befolkning. Vi oppfordrer alle som er kvalifisert til å søke jobb hos oss uansett alder, funksjonsevne, kjønn, seksuell orientering, religion eller etnisk bakgrunn. Oslo kommune legger vekt på å tilrettelegge arbeidsforholdene dersom du har behov for det. Vi gjør oppmerksom på at søkere kan føres opp på offentlig søkerliste selv om søkeren har bedt om anonymitet. Dette vil du i så tilfelle få varsel om.