About this role
Kontorassistent søges til Dancenter Rømø - 37 timer Vesterhavsvej 17, 6792 Rømø Stillingens hovedformål Som Kontorassistent bidrager du til en ensartet holdning, kvalitet og service overfor såvel sommerhusejere som gæster fra DanCenters lokalkontor. Derudover bidrager du til et effektivt tværgående samarbejde i teamet. Daglige opgaver Ejerdialog, herunder sagsbehandling & pris/hus Bookingovervågning – ind/udflytninger Kasse-opgørelse & rapportering Tjek af lejligheder/huse Rengøringsplanlægning Opdatering af husspecifikke informationer Stillingens ansvarsområder Du skal sammen med dit team være med til at sikre, at jeres fælles ansvarsområder altid tilgodeses hen over ugen. Husejere Opkald fra husejere: Håndtering af boligejeropkald, der kræver hurtige og høflige svar på forespørgsler og bekymringer. Ansvaret omfatter effektiv håndtering af boligejernes behov og samarbejde med relevante afdelinger for at løse problemer. Medarbejderen skal opretholde et højt tilfredshedsniveau hos boligejerne. Deltage i spørgsmål fra boligejere på kontoret: At være fysisk til stede på kontoret for at tage sig af alle boligejere, der måtte komme på besøg personligt. Dette indebærer at tage imod walk-in- forespørgsler, yde assistance og sikre, at alle boligejerforespørgsler behandles hurtigt og professionelt. Gennemgang af sommerhuse/lejligheder samt efterfølgende dialog og opfølgning Vejlede ejerne mhb på at optimere deres udlejning Produktændringer – opdatere lister On-boarding/exit af husejere Gæster Ind- og ud-tjek af gæster Tjek af nøgler samt hænge dem på plads Opkrævning af ekstra rengøring Håndtering af forsikringssager samt dialog med ejer om dette Højsæsonsaktiviteter – koordinering og udførelse i samarbejde med det øvrige team Håndtering af gæstereklamationer Kontor Daglige kasserapporter & pengehåndtering Besvare e-mails og rydde op i indbakken, samt sortere i mapper Sørge for skiltning og plakater i vinduer, herunder også åbningstids- og nøgleafhentningsskilt i vinduet / døren Generel oprydning i kontorlokalerne/baglokale/køkken samt tømme skraldespande/opvaskemaskine/vaskemaskine Håndtere post & pakker Opfyldning af brochurer på hylder og i katalogkasse samt genbestilling Arkivering Bestille firmatøj, rengøringsartikler, lagervarer m.m. Løbende information til Marketing om, hvad sker der i lokalområdet Klargøring af velkomstmateriale og nøgler Rengøringsteam Tjek af indflytninger Udarbejde opgaver til rengøringspersonalet og serviceteknikere i planlægningsprogrammet Registrere timer/løn/kørsel til rengøringspersonalet Diverse Diverse ad-hoc opgaver Varetage andre opgaver der naturligt ligger i en reception, også tilkommende opgaver Dække ind i teamet når der er behov Villig til jobrotation og tilegne dig viden om alle funktioner Villig til efteruddannelse og kursusdeltagelse Repræsentation Kontorassistenten har pligt til at bære DanCenters firmatøj. Personprofil Serviceminded og imødekommende Loyal Empatisk Teamplayer Ansvarsbevidst Selvstændig Ordenssans Synlig person med udpræget situationsfornemmelse Mødestabil Præsentabel – altid brug af firmatøj Hjælpsom og fleksibel i forhold til egne og andres opgaver Generelt: Det forudsættes, at du medvirker aktivt i opbygningen og vedligeholdelsen af en positiv firmakultur og team/korpsånd samt varetager virksomhedens omdømme i lokalsamfundet. Samtidig medvirker du til, at såvel sommerhusejere som gæster tydeligt genkender virksomhedens corporate identity, og oplever DanCenter/Danland/Admiral Strand som et professionelt bureau, hvad enten du udfører service via telefon, mail eller personligt. Interesseret Læs mere om os på www.dancenter.dk Send os din ansøgning med CV til [email protected] Angiv venligst " Ejer-serviceassistent - < Placering >" som titel på din e-mail. Der indkaldes løbende til samtale, hvorfor stillingen kan være besat før fristen.