About this role
Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 Side 1 af 21 DATABEHANDLERAFTALE Version 1.1 - September 2025 Standardkontraktsbestemmelser i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger mellem [NAVN] CVR: [CVR-NR] [ADRESSE] [POSTNUMMER OG BY] [LAND] herefter "den dataansvarlige" og HRM-Nordic ApS CVR: 45490963 Gammel Sellingvej 1 K 8370 Hadsten Danmark herefter "databehandleren" der hver især er en "part" og sammen udgør "parterne" HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 Side 2 af 21 Ændringslog Version Dato Ændringer 1.0 Juni 2023 Oprettet med anvendelse af Datatilsynets skabelon for Standardkontraktsbestemmelser. 1.1 September 2025 Databehandlerens adresse er ændret på side 1 samt i afsnit C.5 fra Elverhøjen 30, 8370 Hadsten til Gammel Sellingvej 1 K, 8370 Hadsten. I afsnit A.2 er "Hosting" tilføjet som særskilt behandlingsaktivitet. Afsnit A.3 er uddybet med følgende: "De kategorier af personoplysninger, der behandles af databehandleren, afhænger dermed af hvilke kategorier af personoplysninger, som den dataansvarlige registrerer i løsningen." Afsnit B.1 er uddybet med henvisning (link) til underdatabehandlere for databehandleren UNIT IT A/S samt specifikation af dennes certificering indenfor ISO/IEC 27001. I afsnit C.1 er følgende instruks tilføjet: "Hosting af løsningen hos databehandlerens underdatabehandler(-e), jf. bilag B.1." Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 1 Indhold Side 3 af 21 1 Indhold .............................................................................................................................. 3 2 Præambel ......................................................................................................................... 4 3 Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser .............................................................. 4 4 Databehandleren handler efter instruks ........................................................................... 5 5 Fortrolighed ...................................................................................................................... 5 6 Behandlingssikkerhed ...................................................................................................... 5 7 Anvendelse af underdatabehandlere ............................................................................... 6 8 Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer ............................................ 7 9 Bistand til den dataansvarlige .......................................................................................... 8 10 Underretning om brud på persondatasikkerheden ....................................................... 9 11 Sletning og returnering af oplysninger .......................................................................... 9 12 Revision, herunder inspektion ...................................................................................... 9 13 Parternes aftale om andre forhold .............................................................................. 10 14 Ikrafttræden og ophør ................................................................................................. 10 15 Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren .................................. 11 Bilag A Oplysninger om behandlingen ............................................................................. 12 Bilag B Underdatabehandlere .......................................................................................... 14 Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger ........................................ 16 Bilag D Parternes regulering af andre forhold .................................................................. 21 Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 2 Præambel Side 4 af 21 1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige. 2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen). 3. I forbindelse med leveringen af løsningen HRM-Nordic (herefter "løsningen") behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser. 4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne. 5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne. 6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen. 7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af. 8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere. 9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne. 10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter. 11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning. 3 Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser. 1 Henvisninger til "medlemsstat" i disse Bestemmelser skal forstås som en henvisning til "EØS-medlemsstater". Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og Side 5 af 21 med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger. 3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage. 4 Databehandleren handler efter instruks 1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser. 2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. 5 Fortrolighed 1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer. 2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt. 6 Behandlingssikkerhed 1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici. Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte: a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 Side 6 af 21 c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed. 2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren - uafhængigt af den dataansvarlige - også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici. 3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32. Hvis imødegåelse af de identificerede risici - efter den dataansvarliges vurdering - kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C. 7 Anvendelse af underdatabehandlere 1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler). 2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige. 3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 8 ugers varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B. 4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen Side 7 af 21 overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. 5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes - efter den dataansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige. 6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne. 7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren. 8 Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V. 2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser. 3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser: a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland c. behandle personoplysningerne i et tredjeland 4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6. Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 Side 8 af 21 5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V. 9 Bistand til den dataansvarlige 1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af: a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede c. indsigtsretten d. retten til berigtigelse e. retten til sletning ("retten til at blive glemt") f. retten til begrænsning af behandling g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling h. retten til dataportabilitet i. retten til indsigelse j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering 2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med: a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse) Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndig- Side 9 af 21 hed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen. 3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2. 10 Underretning om brud på persondatasikkerheden 1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden. 2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 36 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33. 3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed: a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger. 4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed. 11 Sletning og returnering af oplysninger 1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. 12 Revision, herunder inspektion 1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder in- Side 10 af 21 spektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige. 2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8. 3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation. 13 Parternes aftale om andre forhold 1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen. 14 Ikrafttræden og ophør 1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf. 2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil. 3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne. 4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter. 5. Underskrift På vegne af den dataansvarlige På vegne af databehandleren Navn: [Navn] Navn: Kurt Juul Lausen Stilling: [Stilling] Stilling: Adm. direktør Tlf. nr.: [Telefonnummer] Tlf. nr.: 70 26 32 25 Mail: [Mailadresse] Mail: [email protected] Dato: / - 20 . Dato: / - 20 . Underskrift: _____________________ Underskrift: ____________________ Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 Side 11 af 21 15 Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner. 2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner. På vegne af den dataansvarlige På vegne af databehandleren Navn: [Navn] Navn: Kurt Juul Lausen Stilling: [Stilling] Stilling: Adm. direktør Tlf. nr.: [Telefonnummer] Tlf. nr.: 70 26 32 25 Mail: [Mailadresse] Mail: [email protected] Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 Bilag A Oplysninger om behandlingen Side 12 af 21 A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger er at kunne opfylde den indgåede samarbejdsaftale mellem parterne, hvori databehandleren leverer løsningen HRMNordic til den dataansvarlige, herunder at udføre de behandlingsaktiviteter, som databehandleren instrueres i at udføre, jf. disse Bestemmelsers bilag C.1. Databehandlerens adgang til de personoplysninger, som den dataansvarlige registrerer i løsningen, er begrænset til alene at omfatte ydelser ifm. brugeradministration og supportfunktioner. Løsningen hostes hos databehandlerens underdatabehandlere (jf. bilag B), men uden at databehandleren har adgang til personoplysningerne uden den dataansvarliges specifikke godkendelse, fx i forbindelse med support. A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen) Brugeradministration Supportfunktioner Hosting A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede For oplysninger om den dataansvarliges brugere af løsningen: Navn Telefonnummer Mailadresse Bruger-ID Telemetriske oplysninger (diagnostiske oplysninger) Eventuelle øvrige almindelige kategorier af personoplysninger, herunder oplysninger om stilling, arbejdsgiver m.v. For oplysninger om den dataansvarliges medarbejdere, herunder medarbejderes pårørende, jobansøgere samt andre kategorier af registrerede, som er omfattet af den dataansvarliges brug af løsningen: Oplysninger, der kan fremgå af screenshots, skærmdeling o.l. i forbindelse med supportering af brugere. Den dataansvarliges brug af løsningen omfatter desuden registrering af yderligere oplysninger i forbindelse med personaleadministrative opgaver. De kategorier af personoplysninger, der behandles af databehandleren, afhænger dermed af hvilke kategorier af personoplysninger, som den dataansvarlige registrerer i løsningen. A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede Den dataansvarliges brugere af løsningen Den dataansvarliges medarbejdere, herunder medarbejderes pårørende, jobansøgere samt andre kategorier af registrerede, som er omfattet af den dataansvarliges brug af løsningen. Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- Side 13 af 21 lige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed Behandlingen af personoplysningerne ophører senest, når disse Bestemmelser opsiges i overensstemmelse med Bestemmelse 14. Den dataansvarlige kan under Bestemmelsernes varighed af egen drift udføre sletning af personoplysninger via løsningens slettefunktionalitet. Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 Bilag B Underdatabehandlere Side 14 af 21 B.1. Godkendte underdatabehandlere Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere NAVN BESKRIVELSE AF BEHANDLING Microsoft Ireland Operations Ltd. One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521 Irland Email hosting provider Behandler oplysninger, som den dataansvarliges brugere kan fremsende via mail til databehandleren, fx i form af screenshots i forbindelse med supportydelser eller andre oplysninger, der kan fremgå af mailkorrespondance. Leverer Microsoft Teams Teams anvendes som online mødeplatform i forbindelse med supportydelser. Der sker ingen skærmoptagelse eller udveksling af informationer via chatfunktionen i Microsoft Teams. Underdatabehandlere for Microsoft Ireland Operations Ltd. kan findes her: https://www.microsoft.com/en-us/trust-center/privacy/data-access Databehandleren er certificeret efter en række internationale standarder, herunder ISO/IEC 27001 og SOC 2. UNIT IT A/S Strandvejen 7 5500 Middelfart Danmark Server hosting provider Behandler (opbevarer) oplysninger, som den dataansvarlige registrerer i løsningen og stiller serverkapacitet til rådighed for afvikling af løsningen. Databehandleren er certificeret efter ISO/IEC 27001. Underdatabehandlere for UNIT IT A/S kan findes her: https://unit-it.dk/om-os/certificering-compliance/databehandling Databehandleren er certificeret efter ISO/IEC 27001. Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke - uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse - gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet. B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere Såfremt den dataansvarlige ønsker at gøre indsigelser mod planlagte ændringer vedrørelse tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere, skal indsigelsen være databehandleren i hænde senest 10 kalenderdage efter, at underretningen er modtaget af den dataansvarlige. Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 Indsigelsen skal indgives skriftligt til databehandleren og indeholde rimelige og konkrete år- Side 15 af 21 sager til indsigelsen. Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger Side 16 af 21 C.1. Behandlingens genstand/instruks Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende: Databehandlerens ydelser omfatter bistand i forbindelse med a) brugeradministration og b) supportydelser: a) Brugeradministration omfatter opsætning af brugerkonti ved ibrugtagning af løsningen efter nærmere instruktion fra den dataansvarlige b) Supportydelser omfatter support til brugere efter behov. I disse tilfælde kan brugere vælge at åbne en supportadgang, hvorved databehandleren kan tilgå løsningen. Sker dette ikke, har databehandleren ikke ellers adgang til løsningen og de omfattede personoplysninger. Support kan også omfatte udveksling af screenshots samt skærmdeling, hvorved databehandleren kan få adgang til oplysningerne. c) Hosting af løsningen hos databehandlerens underdatabehandler(-e), jf. bilag B.1. Databehandlerens adgang til de personoplysninger, som den dataansvarlige registrerer i løsningen, er begrænset til alene at omfatte ydelser ifm. brugeradministration og supportfunktioner. Løsningen hostes hos databehandlerens underdatabehandlere (jf. bilag B), men uden at databehandleren har adgang til personoplysningerne uden den dataansvarliges specifikke godkendelse, fx i forbindelse med support. C.2. Behandlingssikkerhed Sikkerhedsniveauet skal afspejle: Behandlingen omfatter en mindre mængde personoplysninger, hvoraf der i visse tilfælde kan være tale om særlige personoplysninger omfattet af Databeskyttelsesforordningens artikel 9 samt oplysninger i form af personnummer, hvorfor der skal etableres et passende sikkerhedsniveau. Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau. Databehandleren skal dog - under alle omstændigheder og som minimum - gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige: Organisering af informationssikkerhed: Databehandleren har etableret et ledelsessystem for informationssikkerhed og er certificeret efter ISO/IEC 27001-standarden. Databehandleren har fastlagte beskrevne procedurer og politikker, der sikrer formel organisering af et passende niveau for informationssikkerhed. Databehandleren har fastlagte procedurer for jævnlig opfølgning på procedurer og politikker, der vedrører informationssikkerhed. Databehandleren har foretaget risikovurderinger af behandlingsaktiviteter. Disse danner grundlag for fastsættelse af passende sikkerhedsforanstaltninger. Fysisk og miljømæssig beskyttelse af aktiver: Databehandleren sikrer, at informationsaktiver er beskyttet af adgangsbegrænsning, herunder også fysisk adgangssikkerhed. Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 Databehandleren sikrer, at fysiske informationsaktiver er beskyttet mod miljømæssige Side 17 af 21 negative påvirkninger (oversvømmelse, brand, strømsvigt, kulde-/varmepåvirkninger m.v.). Databehandleren sikrer, at bortskaffelse og destruktion af informationsaktiver samt sletning af personoplysninger sker efter fastlagte procedurer og i overensstemmelse med passende standarder. Databehandleren sikrer, at der sker inddragelse af informationsaktiver, nøgler/nøglekort m.v., når databehandlerens medarbejdere fratræder deres stilling eller på anden vis ikke længere har et arbejdsbetinget behov for adgang til informationsaktiver og databehandlerens lokationer. Gendannelse af personoplysninger: Databehandleren sikrer, at der foretages rutinemæssig sikkerhedskopiering hvor dette er relevant med henblik på gendannelse af personoplysninger i tilfælde af en sikkerhedshændelse. Kopierne opbevares adskilt og forsvarligt. Personalesikkerhed: Databehandlerens medarbejdere er underlagt krav om fortrolighed under og efter ansættelsen. Databehandleren sikrer, at alt personale, der behandler eller har adgang til personoplysninger modtager passende medarbejderinstruks. Databehandleren sikrer, at alt personale, der behandler eller har adgang til personoplysninger, modtager passende awarenesstræning vedrørende informationssikkerhed. Databehandleren sikrer passende efterprøvning af nye medarbejdere i rekrutteringsprocessen (fx indhentelse af referencer, straffeattest, uddannelsesbevis m.v.). Databehandleren sikrer adgang til personoplysninger gennem formel brugeradgangsstyring, således at adgang til personoplysninger udelukkende er muligt for medarbejdere med et arbejdsbetinget behov for adgang. Databehandleren sikrer, at medarbejdere er underlagt samme sikkerhedsrutiner og -instrukser på fjernarbejdspladser, som på arbejdspladsen. Databehandleren sikrer anvendelse af to-faktor-autentifikationmekanismer ved fjernadgang til personoplysninger, når medarbejderen anvender anden computer end virksomhedens computere. Fortrolighed, tilgængelighed og integritet: Databehandleren sikrer, at transmitterede oplysninger er beskyttet af passende kryptering. Oplysninger i mailkommunikation er som minimum beskyttet af protokollen TLS 1.2. Databehandleren sikrer, at oplysninger, der opbevares på servere, er beskyttet af kryptering. Databehandleren sikrer passende teknisk konfiguration af kryptering af opbevarede data. Databehandleren sikrer passende procedurer for passwordbeskyttelse, herunder krav til kompleksitet og fornyelse. Databehandleren sikrer, at servere og databaser er tilstrækkeligt beskyttet mod malware. Databehandleren sikrer, at der anvendes firewall med henblik på at beskytte systemer og databaser mod uautoriseret adgang. Databehandleren sikrer, at adgangsforsøg til databehandlerens systemer registreres og logføres, hvor dette er teknisk muligt. Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 C.3 Bistand til den dataansvarlige Side 18 af 21 Databehandleren skal så vidt muligt - inden for det nedenstående omfang og udstrækning - bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger: Databehandleren fører fortegnelser over behandlingsaktiviteter med henblik på overblik over processer og systemer, hvori der behandles personoplysninger Databehandleren har fastlagte beskrevne procedurer, der beskriver, hvordan bistand skal ydes til den dataansvarlige i forbindelse med den dataansvarliges overholdelse af de registreredes rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningens kapitel III. Databehandleren har fastlagte beskrevne procedurer, der beskriver, hvordan bistand skal ydes til den dataansvarlige i forbindelse med brud på persondatasikkerheden (databrud) Databehandleren sikrer, at den dataansvarlige underrettes skriftligt om brud på persondatasikkerheden (databrud) i overensstemmelse med Bestemmelse 10. Underretning sker direkte til den dataansvarliges kontaktperson, jf. Bestemmelse 15. Underretningen skal om muligt indeholde følgende informationer: o Tidspunkt og varighed for bruddet, o De faktiske omstændigheder for bruddet, o Om bruddet er hændt hos databehandleren eller hos dennes underdatabehandlere, o Kategorier og antallet af berørte registrerede personer, o Kategorier og antallet af omfattede personoplysninger, o Hvilken type af databrud, der er tale om (brud på fortrolighed, brud på tilgængelighed, brud på integritet), o Hvilke handlinger, der er gjort med henblik på at standse eller begrænse bruddet, o Anbefalinger til eventuelle mitigerende handlinger, som foreslås foretaget af de registrerede. Hvis det ikke er muligt for databehandleren at tilvejebringe samtlige disse oplysninger indenfor den fastsatte tidsfrist, skal de væsentligste informationer gives indenfor tidsfristen, hvorefter supplerende informationer skal følge snarest herefter. Databehandleren vil ved henvendelser, anmodninger m.v. fra de registrerede eller tredjemand henvise til den dataansvarlige, hvis henvendelsen drejer sig om forespørgsler, som den dataansvarlige retmæssigt har ansvaret for at besvare. I tilfælde af at den dataansvarlige har behov for bistand fra databehandleren i overensstemmelse med disse Bestemmelser, skal anmodning om bistand i øvrigt fremføres skriftligt overfor databehandleren. C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine Den dataansvarlige er ansvarlig for at foretage løbende sletning af personoplysninger i løsningen i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningens bestemmelser, herunder forordningens artikel 5. Databehandleren stiller sig til rådighed via support med nærmere vejledning om, hvorledes sletning teknisk udføres i løsningen. I forbindelse med eventuelle supporthenvendelser, hvor databehandleren har modtaget personoplysninger fra den dataansvarlige (fx i form af screenshots o.l.), sikrer databehandleren, at disse personoplysninger slettes fra databehandlerens systemer, når supportopgaven er udført. Under alle omstændigheder vil databehandleren slette personoplysningerne senest ved ophøret af disse Bestemmelser. Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 C.5 Lokalitet for behandling Side 19 af 21 Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende: Gammel Sellingvej 1 K, 8730 Hadsten Lokationer, hvorfra der kan ske fjernarbejde, fortrinsvist hjemmearbejdspladser hos databehandlerens medarbejdere samt kundelokationer. Adresser tilhørende databehandlerens underdatabehandlere samt deres underdatabehandlere, jf. bilag B.1 C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande Den dataansvarlige giver hermed instruks til databehandleren om at overføre personoplysninger til tredjelande under følgende forudsætninger: 1. Overførslen må alene foretages som et led i at kunne levere tjenesterne som beskrevet i disse Bestemmelser. 2. Overførslen skal være omfattet af fornødne garantier baseret på EU Kommissionens standardkontraktbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 46, stk. 2, litra c) eller EU Kommissionens afgørelse om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, jf. databeskyttelsesforordningens art. 45. Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning udlevere dokumentation for, at overførslen er omfattet af fornødne garantier, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46. Dokumentation udleveres i form af relevante standardkontraktbestemmelser. Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler. C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren Databehandleren har etableret et ledelsessystem for informationssikkerhed og er certificeret efter ISO/IEC 27001-standarden. Den dataansvarlige kan til enhver tid rekvirere databehandlerens gældende ISO/IEC 27001- certifikat uden omkostninger for den dataansvarlige. Databehandleren stiller desuden de fornødne informationer til rådighed, som den dataansvarlige kan anmode om med henblik på at kontrollere databehandlerens efterlevelse af Databeskyttelsesforordningen og disse Bestemmelser, under forudsætning af at viderebringelsen af informationerne ikke kan eller vil medføre kompromittering af fortrolige oplysninger, sikkerhedsmæssige sårbarheder for databehandleren eller på anden vis kan udgøre en unødig risiko i relation til informationssikkerhed og databeskyttelse hos databehandleren. Databehandleren forbeholder sig ret til at fakturere eventuelle omkostninger forbundet med den dataansvarliges anmodninger udover rekvirering af databehandlerens ISO/IEC 27001- certifikat. C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 Databehandleren indhenter uden omkostninger for den dataansvarlige en revisionserklæring, Side 20 af 21 inspektionsrapport eller tilsvarende fra en uafhængig tredjepart vedrørende underdatabehandleres overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af revisionserklæringer, inspektionsrapporter eller tilsvarende kan anvendes i overensstemmelse med disse bestemmelser: ISAE 3000-erklæring ISAE 3402-erklæring ISO 27001-certifikat ISO 27701-certifikat ISO 27017-certifikat ISO 27018-certifikat Anden tilsvarende inspektionsrapport fra en uafhængig tredjepart. Den dataansvarlige kan til enhver tid anmode om at få tilsendt den senest indhentede erklæring, inspektionsrapport eller tilsvarende ved at kontakte databehandleren. Standardkontraktsbestemmelser januar 2020 Bilag D Parternes regulering af andre forhold Side 21 af 21 D. 1 Begunstiget tredjemand Der ses bort fra Bestemmelse 7.6: "Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne." Ovenstående formulering er således ikke en del af disse Bestemmelser. Det er ikke muligt at indføje den dataansvarlige som specifikt begunstiget tredjemand overfor samtlige af databehandlerens underdatabehandlere. Databehandleren vil dog gøre sig bestræbelser på at dette indføjes, hvor det kan lade sig gøre. I tilfælde af databehandlerens konkurs vil personoplysninger, der behandles af underdatabehandlere på databehandlerens vegne, i alle tilfælde blive slettet eller tilbageleveret i overensstemmelse med databehandleraftalen indgået mellem disse parter, idet en konkurs vil medføre ophør af databehandleraftalen. D.2 Visse underdatabehandleres standardvilkår For specifikke behandlingsaktiviteter, der af databehandleren overlades til behandling hos visse underdatabehandlere, aftales det, at disse specifikke behandlingsaktiviteter underlægges underdatabehandlerens standardvilkår for databeskyttelse. Ovenstående er gældende, når det ikke er muligt for databehandleren at indgå anden databehandleraftale med disse underdatabehandlere, end underdatabehandlerens standardvilkår for databeskyttelse. Det er en forudsætning, at underdatabehandleren ikke tilbyder et databeskyttelsesniveau, der er ringere end niveauet, som aftalt i disse Bestemmelser. Underdatabehandleren kan således i sine standardvilkår tilbyde andre typer af databeskyttelsesvilkår, herunder vilkår, der vedrører mindstekrav til sikkerhedsstandarder, krav om særlig auditadgang eller udlevering af revisionsrapporter, vilkår for adgang til brug af underdatabehandlere, adgang til dataeksport m.v., men uden at det af databehandleren vurderes at medføre et ringere databeskyttelsesniveau end niveauet, som aftalt i disse Bestemmelser.