About this role
Deine Aufgaben
Empfang und Beratung: • Telefonanrufe entgegennehmen, Mail-Postfach bearbeiten • Terminierung in der CENPLEX Software • Patienten empfangen, beraten und Fragen beantworten • Patientenverwaltung: Unterlagen der Anmeldung und Verordnungen koordinieren, digitalisieren und archivieren, Pflege der Patientenakte und ergänzender Dokumente
Administrative Tätigkeiten & Praxisorganisation : • Rechnungsstellung, bearbeiten von Mahnungen und Rückweisungen • Kontakt mit Arztpraxen und Versicherungen bei Fragen zur Verordnung, zu Kostengutsprachen, Rechnungen und Tarifpositionen (Koordination und Rücksprache mit dem Therapeuten, wenn nötig) • Bestellwesen: Alltagsartikel (Putzmittel, Geräteinstandhaltung, etc.), Büromaterial (Druckpapier, Umschläge, etc.), Behandlungsmaterialien (Lotionen, Tapes, Gel, etc.)
Allgemeine Aufgaben: Unterstützung im Alltag, einschliesslich der Ordnung und Sauberkeit in der Praxis (Wäsche, Küche, Empfangsbereich). • Verwaltung der Praxisräume: Zimmerzuteilung, Schlüsselverwaltung • Koordination und Pflege von administrativen Vorlagen für interne Zwecke und Infomaterialen an Patienten/innen (Excel, Word, PowerPoint) • Dokumentenmanagement und Organisation interner Prozesse (z. B. Teamsitzungsprotokolle, Checklisten, Regelungen, Reglements, etc.)
• Verwaltung des Onlinebuchungssystems für Patienten (Calit Web und App) • Unterstützung bei internen IT-Systemen (OneDrive, Microsoft-Konten, Sicherheitskopien erstellen, Passwortmanagement, Gerätemanagement)
• Personalwesen: Mit-Koordination Ein- und Austritte, Erstellen von Zeugnissen, Übersicht Checkliste für An- und Abmeldungen, Koordination Eintrag Webseite und Arbeitskleidung, Mitarbeiter-Verwaltung in CENPLEX
• Workshop und Kursadministration intern: Anmeldungen, Rechnungstellung, Quittungen, Erstellen von Handouts • Kursraumverwaltung extern: Ansprechperson für Neuanfragen und bestehende Mieter, Aufsetzen der Mietverträge, Planung der Kursraumbelegung, Rechnungsstellung und Mahnwesen, Schlüsselkoordination
Optional: Marketing • Betreuung der Webseite (WordPress: Textanpassungen, SEO-Optimierung) • Verwaltung der Social-Media-Kanäle (Instagram, Facebook, WhatsApp Business): erstellen • Erstellung von Druckmaterialien (Flyer, Poster, Visitenkarten, etc.) mit Canva und Bestellung • Gestaltung, Planung und Versand des monatlichen Newsletters (Brevo) • Sponsoring-Kooperationen und Werbematerialien gestalten
Das bringst du mit • Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in einer Praxis oder einem vergleichbaren Umfeld • Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit einem Blick fürs Detail • Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und digitalen Tools • Freundliche, kommunikative und serviceorientierte Persönlichkeit • Gute Organisationsfähigkeiten und Spass an der Koordination von Abläufen • Optional: Erfahrung in Marketing, Social Media und Design-Tools wie Canva
Wir bieten dir • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld • Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und Prozesse mitzugestalten • Ein motiviertes Team mit wertschätzender Arbeitsatmosphäre • 1 Woche Weiterbildungszeit im Jahr, sowie monatliche interne Weiterbildungen im