About this role
A. Réception / Réception Accueillir visiteurs, chauffeurs, fournisseurs et clients de manière professionnelle et amicale. Application des procédures d'accès et de sécurité conformément aux exigences de la TAPA. Gestion de la ligne téléphonique centrale : répondre, détourner ou diriger correctement les appels. Gestion de la boîte aux lettres du service client et de la boîte aux lettres physique (correspondance entrante et sortante, colis). Soutien pratique pour les réunions : réservation de salle, accueil des visiteurs extérieurs, restauration si nécessaire. Tenir le registre des visiteurs et suivre la délivrance des badges et des clés. Signaler des irrégularités ou des situations suspectes au responsable de la sécurité/conformité conformément au protocole de contestation. B. Service client Point de contact pour les clients (y compris hôpitaux, pharmacies, clients pharmaceutiques) pour des questions concernant les commandes, la planification et les livraisons. Inscrivez, suivez et traitez les commandes et demandes clients dans le système de planification/TMS. Informez de manière proactive les clients en cas de déviation (retards, incidents de température, retours) et remontez à la gestion de la qualité si nécessaire. Faites un suivi des messages EDI et signalez les erreurs EDI ou les écarts de stock aux équipes concernées. Gestion des plaintes et incidents : enregistrement, analyse initiale, orientation vers le service approprié et suivi de la fermeture. Création de rapports clients et de résumés des KPI en collaboration avec le responsable des opérations. Suivi administratif des documents CMR, notes de livraison et fichiers de retour/rendu. Participer à la préparation des audits clients et au maintien des accords spécifiques aux clients (SLA). Vérification des données de facturation, identification des écarts et intervention en cas de questions ou de litiges, en collaboration avec le service comptable. C. Soutien administratif général Soutenir l'équipe de planification dans les tâches administratives (par exemple, archivage, suivi des documents des conducteurs). Maintenir et maintenir à jour les listes de contacts internes et les procédures. Commander des fournitures de bureau et faire le suivi des questions liées à l'installation sur le site. Master dans un domaine pertinent (gestion de bureau, logistique, communication) ou équivalent grâce à l'expérience. Première expérience en contact avec la clientèle ou à l'accueil ; l'expérience dans le transport/la logistique ou un secteur réglementé (pharma, PIB) est un atout important. Excellentes compétences en communication orale et écrite. Parfaite maitrise d'une des deux langues nationales et bonnes connaissances dans l'autre. Attitude orientée client, représentative et sociale. Précis, structuré et résistant au stress, même aux heures de pointe ou aux incidents. Discrétion dans la gestion des informations confidentielles et sensibles (produits pharmaceutiques, données de patients). Bonne connaissance de MS Office (Outlook, Excel, Word) ; l'expérience avec les systèmes TMS/ERP est un plus. Capable de travailler de manière autonome tout en travaillant bien en équipe.