About this role
Onthalen van bezoekers, chauffeurs, leveranciers en klanten op een professionele en vriendelijke manier. Toepassen van de toegangs- en veiligheidsprocedures volgens TAPA-vereisten. Beheer van de centrale telefoonlijn: oproepen beantwoorden, doorschakelen of correct doorverwijzen. Beheer van de customerservice mailbox en fysieke postbus. Praktische ondersteuning bij vergaderingen: zaalreservaties, ontvangst van externe bezoekers, catering indien nodig. Bijhouden van het bezoekersregister en opvolgen van de badge- en sleuteluitgifte. Signaleren van onregelmatigheden of verdachte situaties aan de security-/compliance-verantwoordelijke volgens het Challenge Protocol. Aanspreekpunt voor klanten (o.a. ziekenhuizen, apotheken, farmaceutische klanten) voor vragen over bestellingen, planning en leveringen. Registreren, opvolgen en verwerken van klantenbestellingen en -aanvragen in het planningssysteem/TMS. Proactief informeren van klanten bij afwijkingen (vertragingen, temperatuurincidenten, retours). Behandelen van klachten en incidenten: registratie, eerste analyse, doorverwijzing naar de juiste dienst en opvolging tot afsluiting. Opmaken van klantenrapportages en KPI-overzichten in samenwerking met de Operations Manager. Administratieve opvolging van CMR-documenten, leveringsbonnen en retour-/destructiedossiers. Meewerken aan de voorbereiding van klantenaudits en het bijhouden van klant specifieke afspraken (SLA's). Controle van facturatiegegevens, signaleren van afwijkingen en fungeren als aanspreekpunt bij vragen of betwistingen, dit in samenwerking met de boekhouding. Ondersteunen van planningsteam bij administratieve taken. Bijhouden en up-to-date houden van interne contactenlijsten en procedures. Bestellen van kantoorbenodigdheden en opvolgen van facilitaire zaken op de site. Bachelor in een relevante richting (officemanagement, logistiek, communicatie) of gelijkwaardig door ervaring. Eerste ervaring in een klantgerichte of onthaalfunctie is een pluspunt; ervaring in transport/logistiek of een gereguleerde sector (farma, GDP) is een sterke troef. Nederlands en Frans: vloeiend, zowel mondeling als schriftelijk. Niveau C3 Engels: goede kennis. Niveau C2 Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden. Klantgerichte, representatieve en sociale ingesteldheid. Nauwkeurig, gestructureerd en stressbestendig, ook bij piekmomenten of incidenten. Discreet in de omgang met vertrouwelijke en gevoelige informatie (farmaceutische producten, patiëntgegevens). Goede kennis van MS Office (Outlook, Excel, Word); ervaring met TMS/ERP-systemen is een pluspunt. In staat om zelfstandig te werken en tegelijk goed in team te functioneren. Voltijds uurrooster van 39 uur per week Loon volgens barema, aangevuld met anciënniteit Maaltijdcheques van € 10 per gewerkte dag Hospitalisatieverzekering Sociale premie Bereid om opleidingen te volgen in Nederland