About this role
Proactieve opvolging van e-mails en algemene correspondentie Voorbereiden en organiseren van meetings en conference calls Opmaak en opvolging van timesheets en facturatie (piekperiode vooral begin van de maand) Bewerken en opmaken van documenten (juridische stukken, rapporten, presentaties, etc.) Ondersteuning bij PowerPoint (lay-out en vertalingen) Werken met Excel (lijsten, gegevensbeheer en rapportering) Telefonisch onthaal en doorschakelen van oproepen Administratieve ondersteuning (archivering, printen, klassement) Coördinatie van handtekeningen, legalisaties en apostilles Contact met externe partijen (notarissen, banken, dienstverleners, …) Verzamelen en doorsturen van onkostennota’s naar finance Je bent onmiddellijk beschikbaar Je hebt (eerste) ervaring als (Executive) Assistant, idealiter binnen een juridische of corporate context Je bent vlot drietalig: Nederlands, Frans en Engels Je hebt een zeer goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint) Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en hebt oog voor deadlines Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie Je bent hands-on, proactief en denkt vooruit Je kan zelfstandig werken en behoudt het overzicht bij meerdere taken Je hebt een goed cijfermatig inzicht (o.a. voor facturatie-opvolging) Je staat stevig in je schoenen en hebt voldoende maturiteit