About this role
Vos missions et responsabilités : Assister le Project Manager dans la gestion quotidienne des projets : Vous vous tenez en permanence à disposition du Project Manager attitré et allez chercher rapidement l’information auprès des services compétents. Assurer le suivi administratif et organisationnel des projets : Vous gérez les courriers, emails, recommandés et communications administratives. Vous traduisez les documents techniques en anglais et néerlandais si nécessaire et planifiez les réunions projets selon les disponibilités des parties prenantes. Gérer les impressions, scans et supports administratifs projets : Vous imprimez, scannez et pliez les plans selon les versions validées, préparez les documents nécessaires aux réunions et chantiers, et vérifiez la conformité des documents avant diffusion. Vous maintenez un classement administratif clair et structuré. Gérer les accès aux sites et exigences administratives clients : Vous identifiez les documents requis pour accéder aux sites clients, collectez les certificats, attestations et documents obligatoires, et transmettez les documents dans les délais imposés par les clients. Gérer et maintenir les bases de données documentaires IMS : Vous centralisez les documents projets dans les bases IMS dédiées, maintenez les bases de données à jour tout au long du projet et garantissez la traçabilité documentaire des projets. Gérer les obligations ONSS, Checkin@Work et déclarations sociales : Vous créez les déclarations ONSS lors du démarrage des chantiers, gérez les déclarations DIMONA et LIMOSA selon les exigences, et assurez le suivi Checkin@Work selon le planning hebdomadaire. Assurer le support informatique et la gestion des plateformes clients : Vous apportez un support de premier niveau sur Smartsheet et outils internes, et gérez les plateformes clients dédiées au suivi des projets. Assurer le suivi de la documentation fournisseurs et équipements : Vous collectez les documents fournisseurs issus des chantiers (plaques signalétiques, etc.), scannez, classez et conservez les documents pour les dossiers As-Built. Constituer et finaliser les dossiers As-Built : Vous analysez les exigences clients relatives aux dossiers As-Built, créez les tables des matières et structures documentaires, et gérez les allers-retours clients jusqu’à validation finale. Assurer le suivi des réceptions et garanties contractuelles : Vous préparez les documents de réception provisoire et définitive, gérez le suivi des cautionnements et garanties bancaires, et envoyez les courriers nécessaires aux différentes étapes. Constituer les fiches signalétiques projets : Vous créez les fiches descriptives de chaque projet réalisé, rassemblez photos, descriptions et données clés projets, structurez les informations pour communication et références futures, et contribuez à la valorisation des réalisations Balteau. Assister à la préparation des fiches techniques projets : Vous rassemblez les informations techniques nécessaires aux fiches et créez un premier draft de fiche technique.