About this role
1. Mission principale L'Assistante de Direction assure le soutien administratif et organisationnel du dirigeant ou d'une équipe de direction. Elle contribue à l'optimisation de la gestion des activités et garantit un fonctionnement fluide et efficace de la direction. 2. Responsabilités et activités principales Gestion administrative et organisationnelle : - Assurer la gestion des agendas et organiser les rendez-vous et déplacements professionnels - Gérer les appels téléphoniques, courriers et courriels entrants et sortants - Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents officiels (rapports, comptes rendus, présentations, etc.) - Assurer la gestion documentaire et le classement des dossiers physiques et numériques - Rédiger les plannings des alternants Coordination et communication interne/externe : - Assurer l'interface entre la direction et les différents interlocuteurs (collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires, institutions...) - Organiser les réunions, préparer les supports et rédiger les comptes rendus - Assister à certaines réunions et représenter la direction en cas de besoin - Suivre les actions décidées et en assurer le reporting Support en gestion de projet : - Participer à la coordination et au suivi de certains projets stratégiques - Collecter, analyser et synthétiser les informations nécessaires à la prise de décision - Mettre en place des outils de suivi et des tableaux de bord Supervision des locaux : - Veiller à la bonne tenue des bureaux et à leur entretien - Superviser les services de nettoyage et l'organisation des espaces de travail 3. Compétences et qualités requises Compétences techniques : - Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook...) - Bonne connaissance des outils collaboratifs et de gestion documentaire - Compétences en rédaction et en synthèse - Maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères (atout) Savoir-être : - Sens de la discrétion et de la confidentialité - Rigueur, organisation et gestion des priorités - Esprit d'initiative et autonomie - Excellentes qualités relationnelles et communicationnelles - Capacité d'adaptation et réactivité - Sens du service et de la diplomatie - Savoir anticiper les besoins du dirigeant 4. Formation et expérience - Diplôme requis : Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, administration, gestion, communication ou équivalent - Expérience professionnelle : Minimum 2 à 3 ans d'expérience sur un poste similaire