About this role
Aux côtés des directeurs ou responsable d'événement, vous jouerez un rôle clé dans la préparation, la coordination et le suivi de nos événements, en contribuant activement à leur réussite. Gestion des outils métiers et suivi administratif - Participer au paramétrage des logiciels métiers et gérer les bases de données exposants. - Gérer les outils commerciaux (brief, mises à jour). - Participer au suivi des projets : plannings, contenus, coordination avec les services supports. - Assurer le suivi administratif des espaces de marque et des fournisseurs référencés. Suivi commercial et gestion des partenaires - Assister le pilotage de la performance commerciale. - Suivre les contrats et leur mise en œuvre, établir les bons de commande. - Assurer le lien opérationnel avec les partenaires et prestataires de l'événement. - Gérer les demandes et sollicitations liées aux événements rattachés. Pilotage de la billetterie exposants - Participer à l'élaboration du cahier des charges en identifiant des axes d'amélioration. - Transmettre les éléments et assurer la coordination avec les prestataires et les équipes internes. - Réaliser le recettage, traiter les demandes internes et résoudre les incidents. - Apporter un soutien opérationnel à l'équipe accueil et billetterie pendant les événements. Seconder les équipes commerciales et réaliser la gestion administrative des ventes - Traiter et suivre les inscriptions des exposants. - Gérer la vente de prestations diverses et effectuer les relances clients. - Réaliser la mise sur plan et gérer les prestations techniques (relances, saisie, facturation). - Participer à l'accueil exposants pendant les événements. Missions spécifiques liées à la nature de l'événement suivi - Réaliser l'organisation administrative et logistique des comités de pilotage et des réunions d'experts. - Assurer le suivi des programmations et la coordination avec les intervenants. - Effectuer le suivi administratif des partenariats et à la coordination des échanges. - Assurer l'organisation et la coordination de projets spécifiques (afterworks, soirées,.). L'assistant(e) de coordination peut être amené(e) à apporter un soutien à la Production des événements, en réalisant diverses missions essentielles à leur bon déroulement. Conformément à notre politique RSE, Beam s'engage dans une politique en faveur de la diversité, de l'égalité professionnelle Femme-Homme et de l'emploi des personnes en situation de handicap. Profil recherché: Et si c'était vous ? - Vous avez une formation Bac+2 à Bac+3 en administration des entreprises, gestion de la PME, administration commerciale. - Vous avez 3 à 5 ans d'expérience minimum dans une fonction d'assistanat de projet, d'assistant commercial/administratif, coordination opérationnelle. - Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel (niveau avancé), et êtes très à l'aise avec les logiciels métiers. Ce que vous retirerez de ce poste ? - Vous contribuerez à des événements d'envergure, offrant une forte visibilité et un impact concret sur l'expérience exposants et visiteurs. - Vous serez impliqué(e) dans la préparation comme dans le déroulé des événements, avec une réelle autonomie et des responsabilités transverses. Les avantages - Un parcours d'intégration personnalisé, pour démarrer dans les meilleures conditions. - Possibilité de télétravailler 1 jour / semaine + horaires flexibles. - Mutuelle prise en charge à 50%. - Participation aux frais de repas (livraison sur nos sites). - Congés « enfant malade » rémunérés. - Des moments de convivialité tout au long de l'année. - Des invitations privilégiées pour les événements que nous organisons. - Une entreprise engagée dans une démarche RSE certifiée ISO 20121. Le déroulement des entretiens - Premier contact : Un échange téléphonique avec Estelle HOULES, notre Chargée RH, pour mieux comprendre votre parcours. - Rencontre approfondie : Un entretien avec Emmanuel VIOLLET, Directeur d'événement, accompagné d'Estelle HOULES, pour discuter plus en détail du poste, de vos compétences et de vos motivations. - Dernier échange : une rencontre avec Valérie BANNIER, Responsable d'événement, et Emmanuel VIOLLET. Vous pensez que ce job est fait pour vous ? Rejoignez-nous en adressant votre candidature !