About this role
De functie speelt een belangrijke rol in de ondersteuning van de dagelijkse werking en projectactiviteiten binnen een dynamische technische omgeving. Je werkt nauw samen met engineeringteams, management en operationele medewerkers. Jouw bijdrage is essentieel om de continuïteit tijdens een overgangsperiode te waarborgen en tegelijkertijd administratieve processen op lange termijn verder te professionaliseren en optimaliseren. Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden: Beheren en organiseren van administratieve documentatie en zorgen voor een correcte en vlotte toegankelijkheid Coördineren van agenda's, vergaderingen, seminars en interne evenementen, inclusief reisarrangementen, zaalreservaties en videocalls Organiseren en ondersteunen van seminars, workshops en afdelingsactiviteiten, inclusief logistiek, leveranciers, contracten en betalingen Beheren van aankoopprocessen, waaronder aankooporders, opvolging van leveranciers en controle van facturen, via systemen zoals Ariba en SAP Ondersteunen van het reisbeheer, waaronder boekingen, visa, opvolging van onkosten en reizigersadministratie Fungeren als belangrijk aanspreekpunt tussen de afdeling en interne en externe stakeholders Coördineren van bezoeken van klanten, leveranciers, scholen en universiteiten, inclusief logistiek, veiligheidsregistratie en ondersteuning ter plaatse Ondersteunen van contractadministratie via onder andere DocuSign en Contractify, inclusief de opvolging van deadlines Onderhouden en verbeteren van administratieve processen en tools, zoals SharePoint, documentatie en contactlijsten Opvolgen van kantoor- en projectbenodigdheden en zorgen voor een continue beschikbaarheid Minimaal 7 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur binnen een industriële omgeving Bachelor Office Management of gelijkwaardig door ervaring Zeer goede kennis van Microsoft Office, waaronder Word, Excel en PowerPoint Ervaring met ERP-systemen zoals SAP, aankooptools zoals Ariba en planningstools is een sterke plus Vloeiend Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk Goede kennis van het Engels, met voldoende begrip van technische documentatie In staat om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid op te nemen