About this role
Rattaché(e) à la Responsable Administrative et Financière, vos missions seront: Administration et secrétariat - Assurer l'accueil physique occasionnelle et téléphonique des adhérents, partenaires, fournisseurs et visiteurs. - Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la messagerie électronique. - Assurer le suivi des commandes et la gestion des fournitures administratives. - Réaliser les travaux de classement, d'archivage physique et numérique ainsi que de reprographie. - Rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus, notes et divers documents administratifs. - Assurer le suivi administratif des dossiers et le respect des échéances. - Participer à l'organisation et à la coordination des projets administratifs. - Contribuer à l'amélioration continue des procédures et des outils de gestion. - Participer à des projets transverses Comptabilité et gestion financière - Effectuer la saisie des opérations comptables. - Réceptionner, contrôler, traiter et archiver les pièces comptables. - Assurer le suivi des factures dématérialisées via Chorus Pro. - Participer au suivi budgétaire et à la mise en place d'outils de pilotage. - Veiller à la fiabilité des données comptables et au respect des délais réglementaires.
Ressources humaines - Réaliser les formalités administratives liées à l'embauche (DPAE, médecine du travail, constitution des dossiers salariés). - Établir les documents administratifs relatifs à la vie du salarié. - Assurer la tenue, la mise à jour et l'archivage des dossiers du personnel. - Suivre les visites médicales et gérer les relations avec la médecine du travail et la MSA. - Participer au suivi administratif des absences, congés et autres éléments RH. - Apporter un soutien administratif dans le respect des obligations sociales de la structure. - Garantir la confidentialité des informations relatives aux salariés et à l'organisation. - Préparer les éléments de paie - Une connaissance du secteur associatif serait appréciée.
Compétences - Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office). - Connaissances en comptabilité générale et gestion administrative. - Maîtrise des procédures administratives RH. - Connaissance de Chorus Pro appréciée. - Connaissance du logiciel Pennylane appréciée. - Capacités rédactionnelles et organisationnelles reconnues. - Connaissance en gestion de la paie
Qualités personnelles - Rigueur et sens de l'organisation. - Proactivité et autonomie. - Discrétion et respect de la confidentialité. - Esprit d'équipe et qualités relationnelles. - Sens des priorités et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.