About this role
Les activités principales sont les suivantes : - Tenue de l'agenda en liaison avec le secrétaire général et l'équipe de direction ; - Préparation des dossiers du secrétaire général pour ses rendez-vous et réunions ; - Traitement de divers documents : recherche, rédaction, mise en forme, classement et archivage (rapports, notes, courriers.) ; - Accueil physique et téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs, orientation des demandes vers les services compétents ; - Gestion de la boîte courriel du cabinet en binôme avec la cheffe de cabinet, suivi des courriels via une application dédiée - Communication interne et externe : relations avec les services de la DSDEN et du Rectorat, les inspecteurs de l'éducation nationale, les établissements scolaires, le conseil départemental, la préfecture et les autres services de l'État ; - Gestion des demandes d'audience : syndicats, parents d'élèves, personnel enseignant ; - Organisation des entretiens des professeurs des écoles : situation administrative ou professionnelle ; - Réservation et préparation des salles de réunion ; - Suivi des congés de la DSDEN et des établissements scolaires du second degré : mise à jour de l'application congés pour les personnels administratif de la DSDEN (congés et télétravail), tableaux de suivi des congés des établissements scolaires ; - Suivi des dossiers thématiques confiés par le secrétaire général.
Descriptif du profil recherché
Connaissances, savoirs : - Fonctionnement des administrations publiques - Bonne connaissance du système éducatif et de ses acteurs - Techniques de documentation et de communication.
Savoir-faire : - Expérience sur poste comparable souhaitée. - Facultés d'anticipation et d'adaptation, travail dans l'urgence et gestion des aléas - Réactivité aux consignes, savoir planifier, alerter, hiérarchiser les priorités et respecter les délais (veille active) - Faire preuve d'analyse et de structuration du travail - Sens des initiatives et des responsabilités - Sens de la communication - Maîtrise de l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, publipostage, mailing.) - Capacités rédactionnelles et de mise en forme.
Savoir-être : - Bonne présentation - Avoir le sens de l'intérêt général et du service public - Savoir travailler en équipe (nécessité de polyvalence avec les deux autres assistantes du cabinet) - Faire preuve de discrétion, de loyauté et de rigueur - Disponibilité (travail à temps complet indispensable) et possibilité d'assurer les permanences avec les collègues afin de couvrir une large plage horaire.
Compétences : - Capacité à prioriser, rigueur, méthode et organisation - Réactivité dans la réponse aux demandes et dans la gestion des situations - Bonne capacité d'initiative et d'autonomie - Solides compétences en matière de rédaction - Capacité à communiquer et à travailler en équipe - Loyauté, discrétion et confidentialité.