About this role
Vorbereitende Buchhaltung, Telefon und Terminierung
1. Vorbereitende Buchhaltung
Hierbei werden alle Finanzunterlagen so strukturiert und aufbereitet, dass sie nahtlos vom Steuerberater oder der Hauptbuchhaltung weiterverarbeitet werden können.
- **Belegmanagement:** Sortieren, Prüfen und Digitalisieren von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbons. - **Rechnungsprüfung:** Kontrolle auf formale und inhaltliche Korrektheit (z.B. Pflichtangaben nach UStG, korrekte Rechnungsbeträge). - **Zahlungsverkehr & Kasse:** Führen des Kassenbuchs, Vorbereitung von Überweisungen und Abgleich der Kontoauszüge. - **Zuarbeit:** Bereitstellung aller Unterlagen für den Steuerberater.
2. Telefonmanagement
Die professionelle Betreuung der Telefonzentrale ist die akustische Visitenkarte des Unternehmens.
- **Anrufannahme:** Freundliches und verbindliches Entgegennehmen von Kunden-, Partner- und Lieferantenanrufen. - **Auskunft & Weiterleitung:** Beantwortung erster Standardfragen und gezielte Weiterleitung an die zuständigen Kollegen. - **Nachrichtenaufnahme:** Notieren und Weiterleiten von Rückrufbitte-Notizen (wer, wann, worum ging es, Rückrufnummer).
3. Terminierung
Die strukturierte Planung und Koordination von Terminen, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu garantieren.
- **Terminvereinbarung:** Absprache und Koordination von Meetings, Kundengesprächen oder Beratungen (per Telefon oder E-Mail). - **Kalenderpflege:** Eintragen, Verschieben und Absagen von Terminen in digitalen Kalendern.
Teilzeit: 20 Stunden/Woche (08:30 - 13:30 Uhr)