About this role
assistant direction dg H/F - EC9536 En tant qu'assistant-e de Direction de DGA, vos principales missions sont les suivantes : Assistanat de direction : - Assurer le secrétariat de la DGA "Qualité de ... abitants" - Préparer les réunions et rendez-vous de la DGA - Assister à certaines réunions et établir les relevés - Gérer l'accueil physique et téléphonique de la DGA - Renseigner et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent - Assurer la communication montante et descendante entre la direction et les différentes directions et services du Pôle QVH (8 directions Ville et Agglo + 1 cellule administration générale) - Être le relai administratif avec les Cabinets Ville et Agglo, les DGS et les autres Pôles des 3 collectivités, le secrétariat des Élus et la DRH - Aider et préparer à la mise en oeuvre de projets - Réaliser des travaux de mise en forme bureautique (courriers, mails, notes, présentations, etc.) - Assurer le classement et l'archivage de la Direction (physique et dématérialisé) Rôle de référent-e administrative du Pôle : - Planifier, assister aux réunions de directions mensuelles du Pôle et en rédiger les comptes-rendus - Assister l'organisation et l'instruction des commissions municipales Qualité de ... abitants et communautaires Culture, Loisirs, ... en lien avec le-la chargé-e d'administration du Pôle - Organiser et suivre le travail sur les entretiens annuels d'évaluations professionnelles au niveau du Pôle et établir le tableau des avancements de grade et promotions internes pour le Pôle - Être garant-e des délais d ... oduction et l'envoi des documents pour les instances (CODIR, BMA, Majorité, instances RH...) - Être référent-e des logiciels métiers pour la DGA : logiciel de courrier Maarch et assurer le suivi des courriers dématérialisés ; outil de visioconférence (habilitation à l'ouverture des salles visio) - Assurer le suivi du courrier interne (parapheurs, documents à la signature du DGA, etc.) Gestion de projets : - Animer le réseau des assistant-es du Pôle Qualité de ... abitants - Contribuer et coordonner l'organisation des séminaires annuels des cadres du Pôle Qualité de ... abitants - Contribuer à des groupes de travail