About this role
RESPONSABILITÉS : Activités principales : 1. Assurance de la conformité juridique et réglementaire • Veille législative et réglementaire • Respect des normes archivistiques 2. Analyse et évaluation des besoins documentaires • Analyse des flux documentaires : Étudier les types de documents, leur cycle de vie et leur volume pour adapter la gestion électronique. • Identification des documents à archiver : Sélectionner les documents pertinents pour l'archivage en fonction des exigences légales, organisationnelles et stratégiques. 3. Organisation et classification des documents • Définition d'une structure de classement : Concevoir des classifications et des taxonomies pour organiser les documents de manière logique et efficace dans le système GED/BPM. • Indexation des documents : Veiller à ce que les documents soient correctement indexés avec des métadonnées (date, auteur, type, etc.) pour en faciliter la recherche et l'accès. 4. Mise en œuvre de la gestion documentaire électronique • Conception et paramétrage du système GED/BPM : Participer au choix et à la configuration de la solution GED/BPM en s'assurant qu'elle répond aux besoins d'archivage. • Migration des documents physiques et numériques : Assurer la numérisation et l'intégration des documents dans le système électronique tout en garantissant leur authenticité et intégrité. 5. Sécurité et gestion des accès • Contrôle des accès et des droits d'utilisation : Mettre en place des politiques de sécurité pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder ou modifier les documents sensibles. • Gestion des copies de sécurité 6. Préservation et gestion des archives à long terme • Conservation des archives • Gestion de l'obsolescence des supports 7. Formation et sensibilisation des utilisateurs • Formation des utilisateurs • Sensibilisation à la gestion documentaire 8. Audit et amélioration continue • Contrôles de qualité • Amélioration des processus. 9. Gestion des processus métier (BPM) • Optimisation des processus métier : Dans un projet BPM, l'archiviste peut intervenir pour optimiser les processus liés à la gestion des documents et s'assurer que les flux de documents sont intégrés efficacement dans les processus automatisés. • Analyse des processus documentaires : Participer à l'analyse et à la modélisation des processus documentaires dans le cadre de la gestion des processus métier. 10. Suivi et reporting • Suivi des performances : Mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l'efficacité du système GED/BPM. PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs : • Définir et appliquer les règles d'archivage ; • Règles et principes du classement et de l'analyse archivistique ; • Outils informatiques ; • Connaissance appréciée de l'environnement de la recherche de l'enseignement supérieur et des enjeux ; • Organisation et fonctionnement des universités ; • Culture administrative. Savoir-faire : • Structurer et retrouver l'information ; • Utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques ; • Évaluation et priorisation des besoins ; • Structuration de tableaux de bord pour le suivi de l'activité ; • Travail en équipe ; • Définition et mise en œuvre de procédures et de règles. Qualités : • Capacité forte d'adaptation ; • Sens de l'observation, de l'organisation et d'autonomie ; • Rigueur / fiabilité ; • Discrétion, capacité à respecter la confidentialité ; • Sens relationnel et esprit de collaboration ; • Sens du service public. Conditions de travail : Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents titulaires et contractuels (détachement ou CDD de 12 mois) ️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail Mutuelle MGEN avec la participation employeur à hauteur de 50% Politique de formation interne développée Poste basé à Cergy (95) Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel Rémunération : · Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie A/IGE) : entre 2100€ et 2500€ net par mois.