About this role
Administratieve ondersteuning Je bereidt vergaderingen en overlegmomenten administratief voor. Je maakt agenda’s, vergaderstukken en verslagen op en verspreidt deze. Je volgt actiepunten en gemaakte afspraken op. Je beheert documenten, dossiers en sjablonen op een gestructureerde manier. Je staat in voor archivering en documentbeheer. Je ondersteunt diverse administratieve processen en projecten. Organisatie en logistieke ondersteuning Je plant vergaderingen en overlegmomenten. Je reserveert lokalen en verzorgt praktische voorbereidingen. Je ondersteunt de organisatie van studiedagen, evenementen en bijeenkomsten. Je verstuurt uitnodigingen. Je volgt inschrijvingen en aanwezigheden op. Onthaal- en secretariaatstaken Je verzorgt op vaste tijdstippen het onthaal van Integro vzw en Stijn vzw. Je behandelt inkomende telefoons op een professionele en klantgerichte manier. Je beheert het algemene e-mailadres. Je ontvangt, verwerkt en verdeelt de post voor Integro vzw en Stijn vzw. Je verwijst vragen correct door naar de juiste collega of dienst. Communicatieve ondersteuning Je fungeert als content creator en verzorgt de interne communicatie voor de ondersteunende diensten. Je helpt bij de opmaak van nieuwsberichten en nieuwsbrieven. Je ondersteunt socialemediacommunicatie. Je bewaakt mee een uniforme huisstijl. Wij zoeken een collega die: beschikt over een diploma secundair onderwijs of een bachelordiploma in een administratieve richting; ervaring heeft in een administratieve of ondersteunende functie; sterk georganiseerd en nauwkeurig werkt; vlot kan werken met Microsoft Office-toepassingen; digitaal vaardig is en snel nieuwe toepassingen oppikt; uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden heeft; Klantgericht, discreet en betrouwbaar is; zelfstandig kan werken, maar ook sterk is in samenwerking; prioriteiten kan stellen en overzicht bewaart, ook wanneer verschillende opdrachten samenkomen.