About this role
Voor een kantoor te Zottegem zijn we dringend opzoek naar een dossierbeheerder. Een dossierbeheerder syndic is verantwoordelijk voor het administratieve, financiële en organisatorische beheer van mede-eigendommen (appartementsgebouwen) namens de syndicus. De functie combineert administratie, klantencontact en coördinatie. De taken zijn allround en zullen gevarieerd zijn: Administratief beheer Opvolgen van dossiers van appartementsgebouwen. Voorbereiden van documenten voor algemene vergaderingen. Opstellen en versturen van verslagen en brieven. Beheren van contracten met leveranciers en dienstverleners. Communicatie Aanspreekpunt voor mede-eigenaars, huurders en leveranciers. Beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail. Opvolgen van meldingen en klachten. Financiële opvolging Opvolgen van facturen en betalingen. Voorbereiden van afrekeningen en budgetten (vaak in samenwerking met een boekhouder). Controleren van kosten en offertes. Technische coördinatie Inplannen en opvolgen van onderhouds- en herstellingswerken. Contact onderhouden met aannemers en technische firma's. Opvolgen van schadegevallen en verzekeringsdossiers. Vergaderingen Voorbereiden van de algemene vergadering. Uitvoeren en opvolgen van de genomen beslissingen. Soms aanwezig zijn tijdens avondvergaderingen. Je bent: sterk georganiseerd en nauwkeurig werkt; communicatief en klantgericht is; goed kan plannen en prioriteiten stellen; stressbestendig is; vlot overweg kan met MS Office en administratieve software; bij voorkeur een eerste ervaring heeft in vastgoed, administratie of klantenbeheer. In het bezit van een rijbewijs en eigen wagen.