About this role
Vos activités principales :
Secrétariat particulier du Secrétaire général et Secrétaire général adjoint : - Gestion de l'agenda du Secrétaire général et du Secrétaire général adjoint et par extension des membres du corps préfectoral en lien avec les secrétaires dédiées. - Filtrage des communications (gestion des appels téléphoniques) et accueil des visiteurs. - Suivi du courrier réservé. - Réception et redistribution de parapheurs et de documents à destination ou en sortie des membres du corps préfectoral. - Constitution et suivi de dossiers. - Transmission des commandes aux différents services. - Mise en place et suivi des réunions, des déplacements des membres du corps préfectoral. - Rédaction, frappe des courriers internes ou des services de l'État. - Mise à jour diverses (annuaire du corps préfectoral, liste protocolaire). - Tâches diverses (frappe de menus, établissement des plans de tables, préparatifs pour les réceptions, cartons d'invitation, statistiques relatives aux réceptions.) - Appui logistique des membres du corps préfectoral. - Suppléance au sein du pôle secrétariat des membres du corps préfectoral. - Exercice des mêmes missions pour les autres membres du corps préfectoral en cas d'absence des collègues secrétaires du Préfet et du Directeur de Cabinet.