About this role
JEFE DE LOGISTIA-TIBÚ, NORTE DE SANTANDER
Ubicación: Tibú, Norte de Santander, Colombia. Con viajes esporádicos a la sede en Cúcuta, a los municipios de intervención Sardinata y El Tarra y a la sede principal de Mercy Corps en Bogotá.
Estatus del Puesto: Tiempo completo
Nivel Salarial: Nivel VI
Nivel de Riesgo: ☐ Nivel 3 ☐Nivel 2 ☐Nivel 1
(Nivel 3: Contacto frecuente con participantes, contacto directo con niños, acceso a datos sensibles y/o alto nivel de responsabilidad.
Acerca de Mercy Corps
Mercy Corps es una organización global líder impulsada por la convicción de que un mundo mejor es posible. En situaciones de desastre, en contextos difíciles y en más de 40 países alrededor del mundo, trabajamos en alianza para poner en marcha soluciones audaces, ayudando a las personas a superar la adversidad y construir comunidades más fuertes desde adentro. Ahora, y para el futuro.
En Colombia hemos trabajado desde 2005 en diferentes departamentos, creando alianzas y oportunidades con el sector público, privado y la sociedad civil con innovación, impacto e influencia a través de diferentes programas. Bajo diferentes líneas de acción y soluciones duraderas como la atención humanitaria integral a personas afectadas por el conflicto o los desastres naturales; la mediación de conflictos por la tierra, las mujeres rurales y las cadenas agrícolas productivas, la educación y protección de niños, niñas y jóvenes en riesgo; desarrollo económico inclusivo, atención humanitaria de emergencia, resiliencia y en función de la construcción de paz en Colombia.
El Programa/Departamento/Equipo
El Programa Protierra Catatumbo se basa en la implementación exitosa de Protierra Tibú, ejecutado entre 2019 y 2023, el cual se enfocó en tres objetivos principales: formalizar los derechos de propiedad rural para 1.100 familias en Tibú; mejorar las oportunidades económicas de corto plazo y la seguridad alimentaria de 1.000 familias vinculadas al componente de formalización de la propiedad rural; y reforzar la capacidad local para resolver conflictos por el uso de la tierra. La implementación de esta primera fase del Programa completó sus objetivos – superando incluso las metas establecidas al inicio de este, logrando avanzar significativamente en generar confianza con las comunidades locales para enfrentar el próximo desafío: alejar a las familias de la producción ilícita de coca y encontrar actividades económicas más estables y sostenibles.
Protierra Catatumbo, es una iniciativa de siete años que se propone atender las necesidades de 4.800 productores agropecuarios en Tibú, Sardinata y El Tarra, Norte de Santander, con el objetivo de construir una economía rural vibrante, promoviendo los medios de vida lícitos, ampliando los derechos sobre la tierra y fortaleciendo las asociaciones de productores para que tengan acceso sostenible a los mercados. El Programa cuenta con tres componentes: i) titulación de tierras rurales, ii) sustitución de cultivos alternativos y el apoyo técnico agrícola intensivo y iii) el desarrollo de capacidades y vinculaciones de mercado para las asociaciones de productores agrícolas y de bienes y servicios. Además, el Programa cuenta con un eje transversal de Género e Interseccional y con un enfoque territorial.
Esta combinación integral y holística de incentivos (títulos de propiedad, oportunidades de medios de vida alternativos, apoyo a cultivos a largo plazo y desarrollo de capacidades para asociaciones de productores con vínculos a mercados rentables) permitirá generar las condiciones necesarias para lograr eliminar los cultivos de uso ilícito y para el desarrollo de actividades agrícolas rentables y sostenibles a pequeña escala que demuestren un camino viable hacia la paz en el Catatumbo.
Protierra Catatumbo será implementado por el personal de Mercy Corps con sede en Cúcuta y Tibú, Norte de Santander, incluidos equipos de expertos legales y agrícolas que trabajarán en estrecha colaboración con las familias campesinas y las asociaciones de productores. Así mismo, Mercy Corps trabajará en asociación con entidades gubernamentales a nivel nacional, departamental y municipal, incluido el Gobierno municipal de Tibú, el Gobierno Departamental de Norte de Santander, la Agencia Nacional de Tierras (ANT), la Agencia de Renovación del Territorio (ART), la Unidad de Restitución de Tierras (URT) y el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), entre otras. Así mismo, el programa estará alineado con la implementación de políticas y programas como la implementación de los acuerdos de Paz y los Programas de Desarrollo con Enfoque Territorial – PDET, entre otros
Resumen de Posición General
El/la jefe de logística del programa Protierra Catatumbo será responsable de planificar, coordinar y supervisar la operación logística del programa en contextos operativos complejos, garantizando que los procesos de adquisiciones, almacenamiento, transporte, distribución y control de inventarios se desarrollen de manera eficiente, oportuna y en estricto cumplimiento de las políticas, procedimientos y estándares de Mercy Corps y de los requisitos del donante.
La posición tiene como propósito asegurar la disponibilidad y entrega oportuna de bienes, insumos y servicios requeridos para la implementación de las actividades del programa, garantizando la trazabilidad desde su recepción hasta su entrega o disposición final manteniendo un adecuado control de las existencias, las bodegas y la documentación logística de conformidad con las políticas y procedimientos institucionales y el plan de trabajo establecido, así mismo brindará apoyo técnico al equipo logístico, coordinará las operaciones de abastecimiento y promoverá la mejora continua de los procesos logísticos del programa a su vez tendrá una comunicación y coordinación permanente con las áreas de Programas, Compras, Finanzas, Administración, Seguridad, Monitoreo y Evaluación (MEL), y con proveedores y contratistas.
Responsabilidades Esenciales
ESTRATEGIA Y PLANIFACIÓN
• Reconocer las oportunidades para el desarrollo de acciones innovadoras, identificar potenciales situaciones de riesgo para el Programa y proponer soluciones a la dirección de país, coordinación y colegas del equipo mediante una comunicación clara y oportuna.
• Reconocer las oportunidades del ámbito interno y externo para acciones innovadoras y crear un entorno en el que puntos de vista alternativos sean bienvenidos.
• Priorizar y organizar la gestión, acciones y recursos para el logro de los objetivos del programa y contribuir a la estrategia nacional del programa de tierras y desarrollo rural.
• Desarrollar y organizar actividades que aseguren recursos para programas y convencer a donantes para que brinden apoyo.
GESTIÓN DE EQUIPO / ÁREA
• Desarrollar la capacidad del equipo, profundizar la comprensión de sus roles y ayudar en el desarrollo de la carrera.
• Ayudar a los miembros del equipo con información, herramientas y recursos para mejorar el rendimiento y alcanzar objetivos.
• Liderar el proceso de entregas de semovientes del Programa.
• Contratar, orientar y dirigir a los miembros del equipo según sea necesario.
• Promover la rendición de cuentas, comunicar las expectativas y proporcionar información constructiva de manera formal e informal en las reuniones periódicas del programa y con socios locales.
• Asegurar el cumplimiento de las normas de los donantes y Mercy Corps relacionadas con el programa.
• Crear y mantener un ambiente de trabajo de respeto mutuo donde los miembros del equipo y socios locales se esfuerzan por lograr la excelencia.
• Orientar, hacer seguimiento y coordinar con los miembros del equipo y socios locales según sea necesario.
• Asegurar la adherencia con las políticas, herramientas, manuales y directrices de la organización en gestión humana.
• Promover y compartir ideas para el mejoramiento de las funciones del área de gestión humana.
• Ser propositivo, tener capacidad para trabajar tanto individualmente como en equipo.
• Afrontar con ánimo y buena disposición cualquier otra tarea que le sea asignadas para el efectivo desarrollo del Programa.
FUNCIONES GENERALES
• Cumplir con las políticas y estándares de Mercy Corps y procesos programáticos, financieros, administrativos, compras, bodegaje, logísticos, recursos humanos, y de seguridad.
• Coordinar con el área de compras las copias de PO (Órdenes de pedido) y PR (Solicitudes de compra) para garantizar que se cree el espacio de almacenamiento a tiempo para las respectivas entregas.
• Garantizar el proceso logístico, desde el proceso de identificación de bienes y servicios a requerir, adquisición, inventario, recepción, almacenamiento/bodegaje (protección), despacho y contabilidad de los materiales del programa.
• Controlar los inventarios de acuerdo con el seguimiento de stocks y bodegas, generando alertas a tiempo para la emisión de pedidos o para disposición de las existencias
• Garantizar la emisión de NBR a proveedores y componentes dentro del mes de ejecución de entregas.
• Monitorear y entregar informe semanal de faltantes y sobrantes de los insumos recepcionados
• Informar de fechas de vencimiento de los insumos y liderar el proceso de disposición final cumpliendo con el marco normativo y políticas internas de la organización.
• Elaborar el cronograma de entregas por punto de entrega y proveedor conciliando inventarios de las bodegas.
• Garantizar la revisión de los informes de los consultores dentro de los tiempos correspondientes para el respectivo proceso interno.
• Apoyar y trabajar articuladamente con los proveedores para los alistamientos de los productos desde las bodegas de los proveedores junto con la validación de las herramientas necesarias para manipular materiales, equipo de pesaje, y embalaje.
• Coordinar junto con el área de seguridad, programas, compras y proveedor el cronograma de despachos de productos.
• Monitorear la salida y llegada de vehículos a los respectivos puntos de entrega, coordinando con el programa la entrega en la fecha y hora acordada.
• Realizar validaciones diarias de inventario y preparar informes sobre la cantidad y calidad de los productos recibido/despachados junto con los controles respectivos de existencias.
• Informar de manera inmediata las novedades, daños, devoluciones o diferencia en las unidades de medida de “recepción” (recibida) y “emisión” (enviada), analizando razones y motivo de la situación presentada.
• Elaborar un informe sobre novedades de almacén en los que se recomienden soluciones y estrategias para la planificación del programa.
• Realizar análisis de almacenamiento/bodegaje, en cuanto a dimensiones, cubicaje y espacios adecuados.
• Analizar distribución física en el transporte de carga, identificando capacidad de vehículos y requisitos mínimos para el cubicaje de transporte.
• Garantizar el control de calidad de los acuerdos marco con proveedores, realizando los seguimientos e informes requeridos del proceso.
• Preparar, verificar y firmar los documentos de almacén y transporte cuando sea requerido.
• Asegurar que todas las bodegas y almacenes tengan sus sistemas o software de inventarios actualizados.
• Validar que la documentación se encuentre de forma precisa y transparente de acuerdo a las actividades del almacén correspondiente.
• Llevar a cabo recuentos aleatorios en el almacén al menos una vez al mes. Se deben realizar verificaciones de inventario adicionales tan a menudo como sea necesario para asegurar que no haya documentación insuficiente/incompleta.
• Verificar el ingreso y salidas de mercancía cotejando la verificación de inventarios y órdenes de pedido emitidas por Mercy Corps.
• Acompañar las entregas en terreno a los participantes cuando sea requerido por parte del programa, apoyando la gestión de entrega y validaciones.
• Atender de manera prioritaria las devoluciones y cambios de productos articuladamente con compras y programas.
• Gestionar espacios seguros para almacenar los productos en terreno cuando sea requerido en el momento de entregas por parte del programa.
• Garantizar que las políticas y formatos de adquisición y bodegas de Mercy Corps se cumplan (política de administración de almacenes de campo.)
• Garantizar el correcto funcionamiento de las herramientas y tableros de control del área (Estado de procesos, Templates)
• Elaboración de informes mensual, semestral y anual del programa referente a los procesos logísticos.
• Generar y mantener la matriz de riesgo correspondiente a los proveedores de la regional.
• Apoyar el proceso de acta de entrega a participantes y registros adicionales
• Garantizar que los espacios de almacenaje cuenten con los requisitos mínimos de infraestructura
• Realizar la identificación de áreas seguras a través de visitas en terreno, para las entregas de bienes y servicios.
• Analizar los procesos de la regional para identificar oportunidades de mejora e implementación de estrategias en conjunto con la gerencia de compras y logística.
• Asegurar que las actividades de logística de Mercy Corps sean legales, eficientes y confiables, justas y transparentes.
• Asistir al programa y al personal operativo en reuniones regulares de planificación de adquisiciones y respectivas entregas.
• Interactuar con contratistas, en coordinación con la supervisión de los contratos y compras.
• Coordinar la entrega, el almacenamiento y la transferencia de los artículos a los sitios de terreno.
• Identificar los activos durante el proceso de adquisición y notificar al Controlador de activos sobre los recibos de los activos.
• Implementar sistemas y procedimientos para garantizar un control eficiente del inventario.
• Identificar y mitigar los riesgos potenciales en la cadena de suministro y las operaciones de compras.
• Desarrollar planes de contingencia para hacer frente a situaciones imprevistas que puedan afectar la disponibilidad de productos o servicios.
• Comprender las políticas y formatos de bodegaje de Mercy Corps y de los almacenes anexos por proveedores.
• Asistir, según sea necesario, en capacitar al personal sobre estas políticas y formularios.
• Cualquier otra función relacionada con el rol, asignado por el supervisor para lograr los objetivos.
RESPONSABILIDADES DE SALVAGUARDA
• Aprender activamente sobre salvaguarda e integrarla en su trabajo, incluyendo la identificación de riesgos y medidas de mitigación relacionadas con su área.
• Practicar los valores de Mercy Corps, incluyendo el respeto por la dignidad y el bienestar de los participantes y de sus compañeros/as de equipo.
• Fomentar la apertura y la comunicación en su equipo; alentar a los miembros del equipo a presentar reportes si tienen alguna inquietud, utilizando los mecanismos de denuncia disponibles, por ejemplo, la Línea Directa de Integridad u otras opciones.
Responsabilidad de Supervisión
El/la jefe de logística tendrá responsabilidades de supervisión de oficiales de logística y consultores logísticos en campo.
Responsabilidad
Informes directamente a: Gerencia Senior de Programa.
Trabaja directamente con: Gerente, jefes de componentes, director de tierras y desarrollo rural, dirección de país, equipo de operaciones, equipo de M&E, equipo de finanzas, equipo gestión humana y los oficiales de la oficina central.
Rendición de Cuentas ante Participantes y Actores Clave
Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps respalden todos los esfuerzos relacionados con la rendición de cuentas, especialmente hacia nuestros participantes de programas, socios comunitarios, otros actores clave y las normas internacionales que rigen el trabajo de ayuda humanitaria y desarrollo. Estamos comprometidos con involucrar activamente a las comunidades como socios iguales en el diseño, monitoreo y evaluación de nuestros proyectos en terreno.
Calificaciones Mínimas y Habilidades Transferibles
• Profesional áreas administrativas, logística, económicas, financieras ó ingeniería
• Especialización en logística y cadena de abastecimiento, gerencia de proyectos, mercadeo agropecuario, o áreas afines. Homologable con 2 (dos) años de experiencia en logística agropecuaria o de programas de sostenibilidad alimentaria
• 6 (seis) años de experiencia demostrable en cargos de logística, cuyas funciones estén relacionadas con la operación de la cadena de suministro recepción, almacenamiento y despacho de productos.
• Experiencia en la entrega o manejo de semovientes (criterio no excluyente)
• 3 (tres) años de experiencia demostrable en trabajo de campo y procesos logísticos en Cúcuta y municipios de Tibú, Sardinata y El Tarra.
• Mínimo 3 años de gestión de inventarios y/o bodegas especialmente con enfoque de grandes superficies de todos los sectores. (Deseable mercado agropecuario)
• Conocimiento en gestión de transporte de mercancías a nivel nacional y local
• Experiencia de trabajo preferiblemente en operaciones en terreno
• Experiencia en control de inventarios, software de inventarios y documentos de soporte.
• Nivel intermedio - Avanzado de Excel y herramientas de Microsoft Office.
Factores de Éxito
Un/a Jefe de Logística exitoso/a deberá demostrar sólidas habilidades de liderazgo, organización, análisis y resolución de problemas, con capacidad para coordinar múltiples procesos simultáneamente en contextos operativos complejos y procesar información de manera oportuna para la toma de decisiones. Será esencial comprender y promover la ética de las adquisiciones, así como cumplir y garantizar el cumplimiento de las políticas, procedimientos, estándares institucionales y la política de almacén de Mercy Corps, asegurando que la operación y el plan de trabajo de su rol se desarrollen conforme a los lineamientos organizacionales. Deberá fomentar el trabajo en equipo y mantener una coordinación permanente con las diferentes áreas del programa para contribuir al logro de los objetivos. Su éxito dependerá de la capacidad para liderar una operación logística eficiente, anticipar riesgos, responder oportunamente a las necesidades del programa y asegurar la continuidad de las operaciones mediante una gestión planificada, colaborativa y orientada a resultados.
Igualdad de Oportunidades de Empleo
Mercy Corps es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades, comprometido con brindar igualdad de oportunidades laborales a todos los empleados y candidatos calificados, sin distinción de raza, color, sexo, orientación sexual, religión o creencias, origen nacional, edad, discapacidad, estado civil, condición de veterano u otras características protegidas por la legislación aplicable.
Salvaguarda y Ética
Mercy Corps está comprometida a garantizar que todas las personas con las que entramos en contacto a través de nuestro trabajo, ya sean miembros del equipo, miembros de la comunidad, participantes de programas u otros, sean tratadas con respeto y dignidad. Nos adherimos a los principios fundamentales sobre la prevención de la explotación y el abuso sexual establecidos por el Secretario General de la ONU y el IASC, y hemos firmado el Esquema Interagencial de Divulgación de Conductas Inadecuadas. No toleraremos el abuso infantil, la explotación sexual, el abuso o el acoso por parte de, o hacia, nuestros miembros del equipo. Como parte de nuestro compromiso con un entorno laboral seguro e inclusivo, se espera que los miembros del equipo se conduzcan de manera profesional, respeten las leyes y costumbres locales y adhieran en todo momento a las Políticas y Valores del Código de Conducta de Mercy Corps. Los miembros del equipo deben completar cursos obligatorios en línea sobre el Código de Conducta al ser contratados y de manera anual.
Como postulante, si eres testigo o experimentas cualquier forma de conducta sexual inapropiada durante el proceso de reclutamiento, por favor repórtalo a la Línea Directa de Integridad de Mercy Corps ([email protected]).