About this role
Administrative Assistant
Ubicación: San José, Costa Rica Modalidad: Presencial Sobre la posición
En Maersk buscamos un(a) Administrative Assistant para brindar soporte administrativo y operativo a nuestra oficina en San José. Esta posición será responsable de garantizar el correcto funcionamiento de las operaciones administrativas mediante la gestión de compras, proveedores, viajes corporativos, activos, proyectos de oficina y soporte a áreas como Finanzas, Recursos Humanos, IT y Legal. Buscamos una persona organizada, proactiva y orientada al detalle, con capacidad para coordinar múltiples actividades simultáneamente y asegurar el cumplimiento de los procesos corporativos.
Responsabilidades principales
• Gestionar los procesos administrativos y financieros de la oficina, incluyendo facturación, pagos, reembolsos y control presupuestario. • Coordinar compras, negociación y administración de proveedores, asegurando el cumplimiento de las políticas corporativas. • Organizar viajes corporativos, visitas ejecutivas y brindar soporte logístico a colaboradores y visitantes. • Planificar y coordinar eventos internos, reuniones y actividades corporativas. • Administrar los activos, vehículos e instalaciones de la oficina, garantizando su correcto funcionamiento y mantenimiento. • Liderar proyectos de mejora y adecuación de espacios de trabajo, asegurando el cumplimiento de tiempos, alcance y presupuesto. • Brindar soporte administrativo a las áreas de Finanzas, Recursos Humanos, IT y Legal. • Mantener una comunicación efectiva con stakeholders internos y externos para garantizar la continuidad de las operaciones administrativas. • Identificar oportunidades de mejora y optimización de procesos administrativos, contribuyendo a la eficiencia operativa y al control de costos.
Requisitos
• Profesional o estudiante avanzado en Administración de Empresas, Contabilidad, Ingeniería Industrial o carreras afines. • Experiencia mínima de 2 años en posiciones administrativas, Office Management, Facilities o Coordinación Administrativa. • Experiencia en gestión de compras, proveedores y procesos Procure-to-Pay (P2P). • Conocimiento en control presupuestario, facturación y administración financiera. • Experiencia coordinando viajes corporativos, eventos y logística administrativa. • Manejo de SAP, ServiceNow o sistemas ERP similares (deseable). • Dominio de Microsoft Office, especialmente Excel, Outlook y PowerPoint. • Experiencia utilizando Canva u otras herramientas para elaboración de material gráfico (deseable). • Inglés intermedio o avanzado.
Competencias
• Organización y planificación. • Atención al detalle. • Gestión del tiempo y priorización. • Comunicación efectiva. • Proactividad y autonomía. • Orientación al cliente interno. • Negociación con proveedores. • Resolución de problemas. • Trabajo en equipo. • Adaptabilidad y manejo de múltiples prioridades.
#LI-EM1 #RPO
Maersk is committed to a diverse and inclusive workplace, and we embrace different styles of thinking. Maersk is an equal opportunities employer and welcomes applicants without regard to race, colour, gender, sex, age, religion, creed, national origin, ancestry, citizenship, marital status, sexual orientation, physical or mental disability, medical condition, pregnancy or parental leave, veteran status, gender identity, genetic information, or any other characteristic protected by applicable law. We will consider qualified applicants with criminal histories in a manner consistent with all legal requirements. We are happy to support your need for any adjustments during the application and hiring process. If you need special assistance or an accommodation to use our website, apply for a position, or to perform a job, please contact us by emailing accommodationrequests@maersk.com.