About this role
Job Description: Grupa dentsu to globalna sieć komunikacji marketingowej stworzona z myślą o przyszłości. W jej skład wchodzą marki: Carat, iProspect, Amplifi, dentsu X i Dentsu Creative.
Przyjmując skoncentrowane na ludziach podejście do transformacji biznesowej, wykorzystujemy naszą wnikliwość do łączenia marki, contentu, handlu i doświadczenia - wszystko w oparciu o innowacyjną kreatywność.
Nasza główna siedziba znajduje się w Tokio, a 65 000 ekspertów pracuje w czterech regionach (Japonia, Ameryka, EMEA i APAC). dentsu łączy japońską innowacyjność ze zróżnicowaną, globalną perspektywą, aby napędzać rozwój klientów i kształtować społeczeństwo.
Obecnie do dentsu Polska szukamy osoby na stanowisko Management & CRM Assistant
Zakres obowiązków
• Kompleksowe wsparcie Zarządu oraz CEO Office w realizacji bieżących zadań operacyjnych, organizacyjnych i administracyjnych. • Koordynacja kalendarzy Zarządu, organizacja spotkań, podróży służbowych oraz wydarzeń biznesowych w Polsce i za granicą. • Organizacja i obsługa spotkań Zarządu PL oraz regionu Central Europe, Komitetów Zarządczych oraz tele- i wideokonferencji, w tym przygotowywanie agend i materiałów. • Przygotowywanie raportów, analiz oraz prezentacji biznesowych na potrzeby Zarządu i CEO Office z wykorzystaniem pakietu Microsoft Office. • Prowadzenie action trackerów, monitorowanie realizacji ustaleń oraz koordynacja follow-upów po spotkaniach Zarządu i projektach strategicznych. • Koordynacja obiegu dokumentów, procesu akceptacji i podpisów oraz prowadzenie ewidencji dokumentacji CEO Office. • Bieżąca współpraca z Członkami Zarządu, kadrą C-level, partnerami biznesowymi oraz interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi. • Koordynacja wydarzeń, konferencji, wizyt gości oraz spotkań z klientami organizowanych przez CEO Office i Zarząd. • Tworzenie i aktualizacja baz danych dotyczących klientów, partnerów biznesowych, wydarzeń, hoteli, restauracji oraz innych miejsc wykorzystywanych podczas spotkań biznesowych. • Współpraca z działami wewnętrznymi oraz partnerami zewnętrznymi przy realizacji projektów i inicjatyw Zarządu, komunikacji itp. • Współpraca z działem technologicznym w zakresie rozwoju i aktualizacji narzędzi CRM oraz baz danych. • Zarządzanie wybranymi wydatkami CEO Office oraz przygotowywanie rozliczeń zgodnie z obowiązującymi procedurami. • Realizacja projektów specjalnych oraz zadań ad hoc zlecanych przez Zarząd i CEO Office. Wymagania (must have)
• Minimum 5-letnie doświadczenie na stanowisku Executive Assistant, Management Assistant, Asystenta/-ki Zarządu lub w bezpośrednim wsparciu kadry zarządzającej. • Doświadczenie we współpracy z Zarządem oraz kadrą menedżerską (C-level). • Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams) oraz umiejętność efektywnego wykorzystywania tych narzędzi. • Doświadczenie w organizacji spotkań, zarządzaniu złożonymi kalendarzami oraz koordynacji podróży służbowych. • Umiejętność przygotowywania raportów, analiz, prezentacji oraz pracy z dużą ilością danych i informacji. • Umiejętność prowadzenia action trackerów oraz skutecznego monitorowania realizacji zadań. • Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne, planowania pracy oraz koordynowania wielu projektów jednocześnie. • Samodzielność, inicjatywa, dokładność oraz umiejętność ustalania priorytetów i pracy pod presją czasu. • Wysoka kultura osobista, dyskrecja oraz umiejętność budowania relacji w międzynarodowym środowisku biznesowym. • Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (minimum B2, preferowany poziom C1).
Wymagania (mile widziane)
• Doświadczenie w przygotowywaniu materiałów na posiedzenia Zarządu lub Rady Nadzorczej. • Znajomość systemów CRM oraz narzędzi do zarządzania projektami (np. Asana, Trello, Monday.com, Planner). • Umiejętność wykorzystywania narzędzi AI (np. Microsoft Copilot, ChatGPT) do przygotowywania materiałów, analiz i usprawniania pracy. • Doświadczenie w organizacji międzynarodowych wydarzeń biznesowych oraz konferencji. • Zaawansowana znajomość MS Excel (tabele przestawne, Power Query) oraz PowerPoint. • Prawo jazdy kat. B.
Co oferujemy?
• Pracę w globalnej, dynamicznie rozwijającej się grupie z obszaru komunikacji marketingowej; • Możliwość rozwoju w ramach grupy dentsu w Polsce i na świecie; • Szkolenie on-boardingowe; • 3 dodatkowe, wolne dni płatne - tzw. „Wellness days”; • 2 dodatkowe dni przeznaczone na wolontariat pracowniczy; • Summer Fridays - w okresie wakacyjnym (od czerwca do września, w piątki kończymy pracę 2 godziny wcześniej); • Wewnętrzne programy szkoleniowe; • Nowoczesne i komfortowe biuro zgodnie z ideą work-life-balance, oferujące między innymi takie udogodnienia jak siłownia i sala fitness, punkt opieki dziennej dla dzieci DAY CARE; • Finansowany przez pracodawcę abonament medyczny w Medicover z możliwością rozszerzenia o dodatkowe usługi; • Finansowane przez pracodawcę Ubezpieczenie na życie UNUM z możliwością rozszerzenia o dodatkowe pakiety; • Kafeteria NAIS; • Dostęp do platformy Mindgram; • Dofinansowanie do karty sportowej Medicover sport lub Multisport (do wyboru) i wiele aktywności sportowych w ramach grup zainteresowania.
Location: Warsaw Brand: Dentsu Time Type: Full time Contract Type: Permanent