About this role
Główny specjalista ds. administracyjno-biurowych w Dziale Organizacyjno-Administracyjnym (nr ref. 28.2026) K/M. Pracodawca: Urząd Pracy m.st. Warszawy. Miejsce pracy: Warszawa, mazowieckie. Rodzaj umowy: Umowa o pracę na czas określony. Zakres obowiązków: - organizowanie i prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, - nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz stosowaniem instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), - opracowywanie, opiniowanie oraz aktualizacja i wdrażanie dokumentów normatywnych, w tym: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), zarządzeń wewnętrznych dotyczących dokumentacji oraz rzeczowego wykazu akt dla EZD, - wdrażanie zasad postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych, - prowadzenie ewidencji archiwalnej, w tym spisów zdawczo-odbiorczych, rejestrów wykazów oraz dokumentacji brakowania, - przygotowywanie dokumentacji do brakowania oraz przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego, - współpraca z właściwym archiwum państwowym w zakresie nadzoru archiwalnego, - koordynowanie pracy zespołu archiwum oraz nadzór nad realizacją powierzonych zadań, - prowadzenie szkoleń wewnętrznych z zakresu instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej, JRWA oraz obiegu dokumentów, - współpraca przy procesach ocen pracowniczych, - nadzór nad dokumentacją elektroniczną oraz systemem EZD.. Wymagania: wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Pozostali technicy archiwiści i pokrewni (wymagany staż - lata: 2) umiejetności - Pakiet MS Office Praca wykonywana w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy w lokalizacji: ul. Marcina Kasprzaka 18/20 - wejście do budynku dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową. W budynku znajdują się toalety dla osób z niepełnosprawnością. Budynek jest wyposażony w windę, o wymiarach 80x140 cm, w związku z tym osoby korzystające z wózków inwalidzkich mają częściowo zapewniony dostęp do pomieszczeń znajdujących się na I piętrze budynku. Windy posiadają oznaczenia dla osób niewidomych oraz sygnał dźwiękowy komunikujący ich przyjazd. Schody w budynku nie są wyposażone w pochylnie dla osób niepełnosprawnych. Na schodach zamontowane są poręcze. Stanowisko związane z obsługą komputera powyżej 4 godzin dziennie, obsługą urządzeń biurowych, obsługą klienta, przemieszczaniem się wewnątrz budynku i poza jego terenem. Na stanowisku brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, słabo słyszącym i niesłyszącym. Wykształcenie niezbędne: wyższe Wymagania konieczne: - wykształcenie wyższe oraz minimum 4 lata stażu pracy, w tym minimum 2 lata doświadczenia zawodowego w pracy w archiwum zakładowym na stanowiskach lub w zakresie odpowiedzialności odpowiadających stanowiskom: Starszego Archiwisty, Starszego specjalisty ds. archiwizacji, Głównego Archiwisty lub Kierownika Archiwum Zakładowego, - ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia lub wykształcenie wyższe w zakresie archiwistyki, zarządzania dokumentacją albo historii ze specjalnością archiwalną, - znajomość przepisów z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją, w szczególności: o ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o rozporządzeń kancelaryjno-archiwalnych, o przepisów o ochronie danych osobowych (RODO), - obywatelstwo polskie, - pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych, - brak karalności za przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego oraz za przestępstwa skarbowe popełnione umyślnie, - nieposzlakowana opinia, - umiejętność pracy w środowisku Windows oraz dobra znajomość pakietu MS Office. Wymagania pożądane: - umiejętność prowadzenia ewidencji archiwalnej i dokumentacji towarzyszącej, - znajomość zasad brakowania dokumentacji, - umiejętność sporządzania raportów i sprawozdań archiwalnych, - doświadczenie w nadzorowaniu dokumentacji elektronicznej i systemu EZD, - doświadczenie we współpracy z archiwum państwowym i organami nadzoru archiwalnego, - umiejętność prowadzenia dokumentacji projektowej i wdrożeniowej w zakresie zarządzania dokumentacją, - doświadczenie w zarządzaniu zespołem lub koordynowaniu pracy zespołu, - wysoki poziom zaangażowania oraz odpowiedzialne podejście do obowiązków. Wymagane dokumenty: - CV i list motywacyjny, - kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie oraz inne wymagania konieczne wskazane w niniejszym ogłoszeniu, - kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe i wymagany staż pracy lub aktualne zaświadczenie zawierające okres zatrudnienia w przypadku pozostawania w stosunku pracy, - kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku kandydata, który zamierza skorzystać z uprawnień, o których mowa w art.13a ust. 2 ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych, - prawidłowo wypełnione i podpisane oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych oraz o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie (oświadczenie do pobrania ze strony https://up-warszawa.bip.gov.pl - w zakładce nabór na wolne stanowisko urzędnicze), - podpisana klauzula: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych (klauzula do pobrania ze strony https://up.warszawa.bip.gov.pl w zakładce nabór na wolne stanowisko urzędnicze). Oferty nie zawierające w/w klauzuli lub zawierające jej zmodyfikowaną treść lub układ nie będą rozpatrywane. W Urzędzie Pracy m.st. Warszawy obowiązuje procedura zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniach prawa, podejmowaniu działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów) - link do procedury: https://up-warszawa.bip.gov.pl/fobjects/download/1803283/zalacznik-nr-1-do-zarzadzenia-nr-27-sygnalista-docx.html W miesiącu poprzedzającym datę publikacji ogłoszenia o naborze wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%. Do udziału w naborze zachęcamy osoby posiadające orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, które spełniają wymagania określone w ogłoszeniu oraz po uwzględnieniu informacji dotyczących oferowanych warunków pracy. Aplikacje niewykorzystane w procesie rekrutacji zostaną komisyjnie zniszczone. Dokumenty należy złożyć w zaklejonej kopercie z dopiskiem: "Nr ref. 28.2026, stanowisko: Główny specjalista" w terminie do dnia 28.07.2026 r. do godz. 15:00 w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy, ul. Młynarska 37A, 01-175 Warszawa stanowisko kancelaryjne (parter, po lewej stronie od wejścia) lub listownie na adres Urzędu (decyduje data wpłynięcia dokumentów do Urzędu). Zastrzega się prawo niewybrania żadnego kandydata. staż pracy ogółem - lata: 4. Wynagrodzenie: od 6 700 PLN Pracodawca oferuje: - stabilne zatrudnienie w jednostce samorządowej o ugruntowanej pozycji i wieloletnich tradycjach - w oparciu o umowę o pracę, Wynagrodzenie obejmujące: - wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 6700,00zł brutto/miesięcznie, - dodatek za wieloletnią pracę (od 5% do 20% wynagrodzenia zasadniczego - w zależności od udokumentowanego stażu pracy), - dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz dodatki motywacyjne wynikające z Regulaminu wynagradzania obowiązującym w naszym Urzędzie, - nagrody jubileuszowe zgodnie z Ustawą o pracownikach samorządowych, - dofinansowanie do podnoszenia kwalifikacji zawodowych w postaci studiów wyższych oraz podyplomowych, - pakiet świadczeń socjalnych, w tym m.in. dofinansowanie do wypoczynku pracownika, dofinansowanie do zakupu karty sportowej, dofinansowanie zakupu okularów korekcyjnych/soczewek kontaktowych, - możliwość korzystania z pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej, - wdrożenie stanowiskowe oraz wsparcie ze strony doświadczonego zespołu, - możliwość rozwoju zawodowego i podnoszenia kwalifikacji zawodowych.