About this role
Le/La secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence. Les missions principales : - Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes - Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires - Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents - Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques - Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction - Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation - Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL. - S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction - Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents - Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents - Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants, .