About this role
Management Assistent Eindhoven Over de functie mag 260424-OC-003 Je gaat aan de slag als managementassistent binnen de sector Veiligheid en Handhaving. In deze tijdelijke opdracht ondersteun en ontzorg je de afdelingshoofden, zodat zij zich kunnen richten op hun leidinggevende taken. Je houdt overzicht, denkt vooruit en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Daarbij werk je nauw samen met een collega-managementassistent en stem je regelmatig af met andere assistenten binnen de organisatie. Wat ga je doen - Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's en relaties. - Je ondersteunt proactief één of meerdere afdelingshoofden binnen de sector Veiligheid en Handhaving. - Je beheert diverse agenda's en plant, verzet en bereidt afspraken voor, waaronder sectorbrede afspraken met meerdere betrokken collega's. - Je organiseert vergaderingen en overleggen, zowel logistiek als inhoudelijk, intern en extern. - Je legt afspraken en besluiten vast en bewaakt waar nodig de voortgang en follow-up. - Je notuleert tijdens afdelingsoverleggen en indien nodig tijdens het MT Veiligheid en Handhaving. - Je stemt afspraken af en plant deze in samen met andere secretaresses binnen de organisatie. - Je organiseert borrels, regelt afscheid bij vertrek van collega's, reserveert indien nodig externe locaties en verzorgt attenties zoals bloemen en kaarten. - Je handelt correspondentie af, waaronder e-mail, post en interne en externe communicatie. - Je ondersteunt bij personele processen zoals onboarding, uitdiensttreding en ziekmeldingen. - Je ondersteunt indien nodig bij het archiveren en beheren van digitale documenten en dossiers. - Je signaleert knelpunten en denkt proactief mee over verbeteringen in werkprocessen. - Je controleert en accordeert facturen in overleg met het afdelingshoofd. Over jou - Je bent een betrouwbare en proactieve ondersteuner die overzicht houdt en vooruitdenkt. - Je werkt zorgvuldig, discreet en betrouwbaar en heb...