About this role
RESPONSABILITÉS : Pour agent administratif / agent d'accueil les missions sont : Au Standard : • Prendre en charge rapidement tous les appels téléphoniques (Pas plus de 3 sonneries) • Commencer les appels par une formule de politesse • Accueillir, renseigner et orienter les appels externes et internes à l'hôpital • Assurer le transfert des appels vers les services concernés • Apporter une solution quel que soit la nature des demandes exprimées • Conclure les appels par une formule de politesse Porterie : • Gestion des fax arrivés : classement par priorité et signalement des sujets urgents aux cadres ou administrateurs de garde et renvoi des documents non urgent par courrier interne • Prendre en charge rapidement tous les appels téléphoniques (Pas plus de 3 sonneries) • Commencer les appels par une formule de politesse • Assurer le transfert des appels vers les services concernés • Apporter une solution quel que soit la nature des demandes exprimées • Conclure les appels par une formule de politesse • Participation aux opérations de relation publique • Collaboration aux tâches de secrétariat et de porterie : gestion des accès barrières et parking avec interphone A l'accueil : • Être présent derrière la banque d'accueil • Renseigner aux patients et visiteurs • Facilité l'enregistrement du patient (Remettre un ticket de file d'attente pour les consultants, informer sur le fonctionnement des consultations...) • Informer sur le fonctionnement de l'hôpital en remettant si nécessaire les documents adéquats • Rechercher les correspondants en assurant la qualité du transfert tant auprès du service que du patient (pour les patients hospitalisés comme pour le personnel de l'établissement) • Veillez à la bonne tenue du hall d'accueil (propreté, ambiance, gestion des conflits...) y compris des zones proches • Accompagner les clients en difficultés (mobilité réduite, aveugle...) Agents aux horaires : travail la semaine et week-end, possibilité de nuit Base hebdo :32.30h (nuit) / 37.30h (jour) Base journalière :10H00 (nuit) / 07H30 (jour) Amplitude journalière : 06H00-20H00 (nuit) / 20H00-06H00 (jour) PROFIL RECHERCHÉ : Savoir- être : • Avoir l'esprit d'équipe, savoir faire preuve d'entraide et de collaboration entre les services supports • Sens de l'écoute, autonome et disponibilité Savoir-faire : - Bon contact avec tous les publics - Savoir développer un esprit positif « le sourire » - Capacité à gérer ses émotivités - Facilité d'expression orale - Savoir se positionner - Initiatives - Autonomie - Disponibilité - Dynamisme - Respecter le secret professionnel Niveau BAC Maîtrise de l'outil informatique Connaissance d'au moins une langue étrangère