About this role
Description : INTITULE DU POSTE : GRADE : Adjoint administratif / Assistant(e) médico-administrative FONCTION : Secrétaire médicale AFFECTATION : Pôle Gériatrie – Soins de Suite et de Réadaptation – Unité d’hospitalisation à domicile - Site des Feugrais CONDITIONS STATUTAIRES DE RECRUTEMENT : Titulaire du Bac ST2S, S.M.S, ou bac F8 ou formation équivalente Expérience en secrétariat médical souhaitée Concours de secrétaire médicale acquis ou à acquérir CONDITIONS GENERALES D’EXERCICE : Coordonnatrice des secrétariats médicaux : Mme FONTAINE Chef de pôle : Docteur LANGLOIS Encadrement : Cadre de Pôle : Mme VIGIER Cadre d’unité : Mme DOREY Responsable chef de service : Docteur DONATO Médecins coordinateurs : Docteur DONATO – Docteur BRUNG-LEFEVRE - Docteur MASSON QUOTITE DE TEMPS_ _:_ _100% BASE HORAIRE ANNUELLE : 1575 heures (sur la base de 100% de jour, selon OAT annuelle) AMPLITUDE HORAIRE : 8H30 – 16H30 SELON ORGANISATION PAS D’ASTREINTE, PAS DE GARDE > LIAISONS FONCTIONNELLES : - Autres secrétariats médicaux - Laboratoires - Reprographie - Médecins extrahospitaliers - Ambulanciers de l’établissement - Autres établissements de soins - Partenaires extérieurs (kinésithérapeutes, médecins traitants, infirmières libérales, orthophonistes, podologues) - Prestataires de santé à domicile CONDITIONS PARTICULIERES : Utilisation de 2 supports informatiques (Sillage, Clinicom) pour la gestion des dossiers patients. Missions de gestion de facturation. 1- MISSIONS : A- MISSIONS GENERALES : Assurer le fonctionnement du secrétariat médical de l’unité d’hospitalisation à domicile. Garantir la gestion administrative des dossiers et contribuer à la délivrance de renseignements d’ordre général dans son domaine de compétence. B- MISSIONS SPECIFIQUES : SECRÉTARIAT * Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients et des familles (prise de rendez-vous, envoi de documents) * Assurer la traçabilité des demandes initiales de prise en charge (entrées, sorties et refus) * Prendre en charge la préparation, le suivi et le classement des dossiers d’hospitalisation en amont et en aval de la prise en charge * Assurer l’admission administrative du patient en hospitalisation à domicile (contrôle de l’identité, couverture sociale…) * Communiquer et suivre les demandes d’hospitalisation à domicile via Trajectoire * Faire le relevé journalier des entrées et des sorties. * Prendre les rendez-vous de consultation spécialisée, d’examen ou d’exploration fonctionnelle complémentaire et organiser les transports patients dans le respect de la réglementation * Assurer la frappe des comptes-rendus d’hospitalisation sur informatique et l’envoi de courriers divers, notamment les résultats de laboratoire aux médecins traitants * Recevoir et orienter les appels téléphoniques à destination des professionnels de l’unité (assistante sociale, psychologue, médecins) * Assurer le suivi statistique de l’activité de l’unité * Commander les imprimés auprès de la reprographie, des archives, des services informatiques et de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie * Assurer la mise à jour des différents documents nécessaires à l’organisation de l’unité avec la cellule qualité * Assurer de façon ponctuelle des remplacements dans les autres secrétariats du Pôle * Assurer l’envoi des conventions aux partenaires libéraux et les transmettre à la Direction des soins [*] ACTIVITÉ LIBÉRALE * Récupérer, vérifier et transmettre à la DICOPP les honoraires des partenaires libéraux * Récupérer les feuilles des actes des infirmiers libéraux * Vérifier, en lien avec la lettre de mission, les actes des infirmiers libéraux et transmettre le document de facturation à la DSTH [*] MUTUALISATION SSIAD * Assurer le remplacement pendant les congés et absences B- MISSION TRANSVERSALE : Possibilité de participer à des groupes de travail divers organisés sur le plan institutionnel (qualité, conseil de Pôle, identitovigilance, sillage). Profil recherché : 2- COMPETENCES : A- CONNAISSANCES THEORIQUES ET TECHNIQUES : * Maîtriser les règles de grammaire et d’orthographe * Maîtriser le vocabulaire médical et la frappe de comptes rendus médicaux * Garantir les règles professionnelles * Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel…) * Disposer de notions de comptabilité B- SAVOIR FAIRE : Disposer de rigueur et méthode dans la gestion des dossiers et du secrétariat de l’unité. Disposer de capacités d’organisation. C- CAPACITES LIEES A L’EMPLOI à SAVOIR ÊTRE : * Avoir le souci per...