About this role
Appui administratif au dispositif : - Assurer l'accueil physique et téléphonique, le traitement des courriels, ainsi que le secrétariat courant du service - Mettre à jour les tableaux de suivi, les bases de données et les dossiers des personnes accompagnées - Produire, fiabiliser et suivre des outils de pilotage de l'activité : tableaux de bord, statistiques, indicateurs, reportings - Organiser la logistique des réunions, actions collectives, formations et temps d'accueil - Assurer le classement, l'archivage et la bonne tenue des dossiers papier et numériques dans le respect de la confidentialité. Gestion administrative courante et RH : - Participer au suivi des commandes, stocks, factures et éléments administratifs en lien avec les fonctions support - Contribuer à la préparation de documents utiles aux obligations de suivi, d'évaluation et de traçabilité du service - Rédiger des comptes rendus de réunion et assurer le suivi des actions décidées - Collecter les éléments variables de paie ainsi que les données relatives aux ressources humaines. Assistanat de direction - Gérer l'agenda de la directrice, prioriser les demandes et préparer les échéances importantes - Préparer des supports, notes, comptes rendus, courriers et présentations. - Assurer le suivi opérationnel de dossiers transversaux : qualité, partenariats, projets, échéanciers, relances - Faciliter la circulation de l'information entre la direction, l'équipe et les fonctions support - Alerter sur les urgences, les points de blocage et proposer des solutions concrètes d'organisation. Profil recherché - Formation Bac +2 minimum en assistanat, gestion administrative ou secrétariat, ou expérience significative sur un poste équivalent. - Expérience souhaitée dans le secteur médico-social, sanitaire, associatif ou dans un environnement à forte exigence organisationnelle. - Bonne connaissance du handicap, de l'accompagnement ou de la relation avec des publics en situation de vulnérabilité appréciée. Compétences attendues - Maîtrise d'Excel avancée : tableaux croisés dynamiques, formules, suivi d'indicateurs, tableaux de bord, extraction et fiabilisation de données. - Très bonne maîtrise de Word, Outlook et PowerPoint. - Excellente organisation, rigueur, sens des priorités et autonomie. - Capacité à prendre des initiatives et à proposer des améliorations de fonctionnement. - Qualités rédactionnelles, discrétion, fiabilité et sens du service. - Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés internes et externes. Recrutement : CV + Lettre de motivation par courriel en précisant en objet : « Candidature - Assistante administrative et de direction ». - Mme Marielle GENERALI, Cheffe de service : [email protected] - Mme Valérie CHAILLOT, Directrice de Delta Insertion : [email protected]