About this role
Le service d'aide administrative est un service de soutien intégré à l'organisation de l'hôpital. Il travaille en étroite collaboration avec les unités de soins et les autres services administratifs de l'établissement. Son organisation est adaptée aux besoins des patients et des équipes soignantes. Il constitue un maillon essentiel du fonctionnement hospitalier en assurant la coordination administrative nécessaire à la continuité des activités de l'hôpital. En tant qu'aide administratif, votre mission est d'apporter un soutien au personnel soignant pour réaliser les tâches administratives et l’accueil contribuant au bon déroulement du trajet de soins du patient. Il soutient également le travail administratif indispensable au bon fonctionnement de l’unité de soins. Vos responsabilités au quotidien seront : Accueil : Accueillir et orienter les patients, leurs proches et toute personne extérieure à l’unité de soins (fournisseurs internes et externes au CHU) Assurer la permanence téléphonique de l’unité ; transférer les informations reçues et, au besoin, référer les appels. Gestion administrative des patients : Créer et vérifier le volet administratif du patient (adresse, mutuelle, personne de contact, …) ; préparer les documents nécessaires (étiquettes, demandes d’examens à soumettre à la signature du médecin, feuille de tarification, …) Planifier les rendez-vous pré et post-hospitalisation sur la base des demandes médicales et en assurer le suivi (prévenir l’infirmier/le patient, appeler le brancardage, préparer le dossier et/ou des documents, …) Vérifier le bon remplissage des documents médicaux (demandes d’examens, de traitements) et des documents à des fins de facturation Commander les ambulances (si non gérées par le service social) en cas de sortie/transfert Commander les repas selon les instructions médicales et les commandes usuelles Clôturer le séjour administratif et logistique du patient (ex. vérification du dossier, facturations diverses, sortie administrative et demande de nettoyage de la chambre). Soutien au fonctionnement de l’unité : Initier et suivre les demandes d’intervention des services de support (travaux, informatique, achats, …) Gérer les commandes et la réception du matériel (papeterie, stocks de lingerie, denrées alimentaires, cartouches d’imprimantes, brochures et documents, …) Gérer le courrier (distribution, rédaction, expédition) et/ou le mailing Participer à la gestion des lits (ex. tableau des lits de l'unité, date prévisionnelle de sortie, confirmation de la date de sortie, …) À la demande de l’infirmière en chef, participer à la gestion des ressources humaines en assurant le suivi et la mise à jour des bases de données et logiciels (Pep, demandes d’intérims, …). Support administratif à l'activité : Préparer et rédiger divers documents (ex. tableaux, rapports, PPT, PV de réunions, …) Effectuer des recherches relatives à l’activité (ex. statistiques, documentation, …) Assurer la gestion documentaire (ex. scannage, photocopies, classement, archivage, partage, diffusion, …). Participer aux réunions et aux projets d’équipe Réaliser les activités spécifiques et/ou ponctuelles déléguées par le responsable hiérarchique. Interactions verbales et écrites : Veille au respect du secret professionnel et au niveau de confidentialité souhaité par le patient. Veille au respect des règles de protection de la vie privée de ses collègues Respecte les règles de contrôle inhérentes à l’identité-vigilance. Respecte les timings : Veille à limiter les temps d’attentes tant pour le patient que le prestataire de soins. Veille au respect des échéances pour les aspects logistiques (commandes, achats, réparations.) ou administratifs Relaye toute demande du patient ou de son proche accompagnant vers le professionnel responsable. Profil recherché : Une formation en administration ou secrétariat est un plus (Bachelor ou secondaire) Disposer d'une expérience similaire de préférence dans le secteur médical est un réel atout Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme : vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposé à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10) Satisfaire à l’examen de promotion ou à l’examen de sélection. Qualités requises : Savoir (Connaissances théoriques et techniques) : Connaissances en gestion administrative : Maîtrise des procédures administratives hospitalières (dossier patient, gestion des rendez-vous, gestion des courriers, etc.) Connaissance des outils bureautiques : Maîtrise des logiciels de traitement de texte, tableurs, outils de gestion de base de données (par exemple, Excel, Word, logiciels de gestion hospitalière) Connaissances en matière de confidentialité et de déontologie : Connaissance des règles de confidentialité des informations médicales et administratives (loi sur la protection des données personnelles, secret médical) Connaissance des termes médicaux et des processus de soins : Notions de base des procédures médicales et des termes utilisés dans le domaine de la santé. Connaissance de l’organisation des soins : Compréhension des processus hospitaliers et des rôles des différents professionnels de santé Bases en comptabilité et facturation : Notions élémentaires de facturation des actes médicaux et des services hospitaliers. Savoir-être (Qualités personnelles et relationnelles) Sens de l'organisation : Capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs demandes en même temps, avec rigueur et efficacité. Discrétion et respect de la confidentialité : Être capable de gérer des informations sensibles avec sérieux, confidentialité et intégrité. Capacité d’écoute et relationnel : Être à l’écoute des patients, de leurs familles et de l’équipe soignante, avec une communication claire et respectueuse Empathie et sens du service : Être capable de comprendre les besoins