About this role
Communicatiebeheer: Telefoongesprekken beantwoorden, gesprekken doorverbinden en berichten doorgeven. Inkomende en uitgaande e-mails beheren, verzoeken sorteren en op gepaste wijze beantwoorden. Agendabeheer: De logistiek van afspraken en vergaderingen organiseren, De agenda’s van leidinggevenden beheren, interne of externe vergaderingen plannen en zalen, catering of een restaurant reserveren. Beheer van de agenda van de directe leidinggevende Documentbeheer: Documenten (zowel op papier als digitaal) sorteren, ordenen, doorsturen en archiveren. Beheer van databases (bijv. Efficy, e-qms, MyNBN, dbTraining) Mailinglijsten, onder meer in het kader van projecten met de afdelingsleden (profielen in Efficy, o.a.) Opstellen, proeflezen en opmaken van administratieve documenten (brieven, rapporten, presentaties, enz.). Medewerkers ondersteunen bij het indienen van offertes (verzamelen van de vereiste administratieve documenten, opstellen van offertbrieven, coördinatie en opvolging van handtekeningen, …), beheer van overeenkomstendossiers Opstellen van verslagen van interne vergaderingen op verzoek van managers en/of teamleiders. Beheersing van Efficy: BA-dossiers (bij afwezigheid van MVC), EP, I, OVEREENKOMSTEN In samenwerking met collega’s: inschrijvingen voor diverse congressen en online conferenties, beheer van lidmaatschappen. Aanmaken van PUC’s in het ERP-systeem indien nodig Beheer van technische commissies, diverse werkgroepen en vergaderingen: deelnemerslijsten, uitnodigingen, documenten, catering, logistiek, beëdigingen Kwaliteitsondersteuning: controleren of alle regels van het ‘kwaliteitsmanagementsysteem’ worden nageleefd in de dossiers, ondersteuning bij de organisatie van audits in samenwerking met de QSE-supervisor (ISO-17025, ISO-9001). Ontvangst van bezoekers: Bezoekers of klanten beleefd en professioneel ontvangen, vragen beantwoorden of doorverwijzen naar de juiste personen. Beheer van kantoorbenodigdheden: b estellen en beheren van de voorraad kantoorbenodigdheden. Ervoor zorgen dat het kantoor over alles beschikt wat nodig is om efficiënt te functioneren. Personeelsbeheer: Informatie verzamelen over verlof en/of afwezigheden van collega’s om hiervan een overzicht op te stellen (bijv. ‘zomervakantie’). Assisteren bij de logistieke voorbereiding en de ontvangst van nieuwe medewerkers. Ondersteuning bij de organisatie van interne evenementen: Logistieke ondersteuning bieden bij seminars, opleidingen, conferenties of evenementen. Helpen bij het voorbereiden van presentatiemateriaal of documenten voor deze evenementen. Ondersteuning van andere afdelingen: Administratieve ondersteuning bieden aan verschillende afdelingen of leidinggevenden (managers, teamleiders). Zorgen voor de coördinatie van activiteiten tussen de interne teams. Diverse taken: Opstellen van rapporten, brieven of dienstnota’s. Opvolgen van administratieve dossiers en beheren van lopende projecten. Organiseren van teambuildingactiviteiten. Eenvoudige vertalingen: EN, FR, NL (Outlook-uitnodigingen, notities, eenvoudige brieven). Verwerken van diverse bestellingen in het ERP-systeem bij afwezigheid van de Purchasing Officer.