About this role
Voorbereiden, opmaken en administratieve verwerking van dossiers allerhande Opvolging van de administratieve procesflow van begin tot einde van de aan jou toegewezen dossiers De samenstelling van de dossiers bewaken naar juistheid en volledigheid Administratieve behandeling van de meldingskaarten (o.m. agendering, ontvangstmeldingen, afhandelingsbrieven,…) Opstellen van de administratieve werkplanning, de materiële voorbereiding ervan en de opvolging Uitvoeren van balietaken, het verzorgen van het onthaal aan de balie tijdens de openingsuren en, indien nodig, doorverwijzen naar de juiste collega Opvolgen van stockbeheer en leveringen Voorstellen formuleren om de werking van de dienst te verbeteren Verzorgen, opstellen en vervolledigen van briefwisseling, uitnodigingen, verslagen en nota’s Opstellen van teksten en ondersteuning bij het ontwerpen van beslissingen voor college/vast bureau en de raden Participeert actief aan de verschillende projecten op de dienst Verzamelen, verwerken en bijhouden van actuele informatie, zoals wet- en regelgeving, om op elk ogenblik correcte en recente gegevens en informatie ter beschikking te hebben (voor jezelf, leidinggevenden, collega’s,…) Verrichten van operationeel ondersteunende taken, op vraag van het dienst- of afdelingshoofd, naar andere diensten toe om bij te dragen tot een vlotte werking Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de dienst of organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is Vergaderingen praktisch voorbereiden: vastleggen van de datum, reserveren vergaderruimte, verzamelen van agendapunten,…. Consulteren van digitale gegevens Bestellingen plaatsen voor de dienst, met respect voor de reglementering en interne procedures met betrekking tot overheidsopdrachten Op een correcte manier telefoonoproepen en e-mailberichten beantwoorden en/of doorverbinden Afstemmen met collega’s en leidinggevenden betreffende taken, dossiers en bij vragen of onduidelijkheden Contacten onderhouden met collega’s en hen helpen Verstrekken van inlichtingen (schriftelijke of mondeling) over dienstverlening en dossiers aangaande de dienst aan burgers en externe instanties Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Opmaken signalisatievergunningen Opmaken van eerste ontwerpen van technische beschrijvingen (technische kenmerken, meetstaten, prijsramingen,…) voor lastenboek op Opvolging van de werken en controle op de naleving van de veiligheidsregels Administratieve ondersteuning bieden bij bouw- en verkavelingsaanvragen, huisvestingsdossiers, stedenbouwkundige en notariële attesten Opmaken van maandelijkse statistieken Administratieve ondersteuning bij dossiers met betrekking tot verkoop en aankoop van gronden en verhuringen gemeentelijk patrimonium Intake van meldingen van burgers Administratieve afhandeling van meldingen Werkvergunningen nutsmaatschappijen voorbereiden In het bezit zijn van een diploma dat in aanmerking komt voor aanwerving in een betrekking van niveau C Relevante aantoonbare beroepservaring kan een extra troef zijn Je bent een geoefend PC-gebruiker Je kan snel nieuwe softwareprogramma’s aanleren Slagen in een selectiegesprek Voldoen aan alle voorwaarden zoals beschreven in de rechtspositieregeling