About this role
Als Executive Assistant werk je nauw samen met de CEO en het directieteam van Boplan. Je speelt een essentiële rol bij het ondersteunen van hun dagelijkse activiteiten en het efficiënt laten verlopen van management processen. Je bent het aanspreekpunt in afwezigheid van de CEO, waardoor je een cruciale rol speelt binnen onze organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de CEO, inclusief het efficiënt inplannen van vergaderingen, afspraken en reizen. Je bent back-up in het travel management proces , waarbij travel requests van A tot Z behartigd worden. Je coördineert interne en externe communicatie , waaronder telefoons, e-mails en correspondentie van de CEO. Je staat in voor de opmaak en het beheer van rapporten, presentaties en andere (confidentiële) zakelijke documenten. Je neemt deel aan vergaderingen , notuleert en volgt agenda- en actiepunten nauwgezet op. Je organiseert en coördineert business events . Je bent een essentiële schakel tussen de CEO en het directieteam enerzijds en medewerkers, general managers, klanten en externe contacten anderzijds. Je bent verantwoordelijk voor het volledige fleetbeheer voor binnen- en buitenland. Je beheert het volledige proces rond mobile phones binnen de organisatie. Je bent betrokken bij het beheer van het onthaal en je fungeert op bepaalde momenten als back-up. Op termijn kan het luik hospitality toegevoegd worden, met verantwoordelijkheid voor de onthaalbedienden. Je beschikt over een masterdiploma of gelijkwaardig denkniveau en behaalde bij voorkeur een diploma binnen bijv. Organisatie & Management. Ervaring als Management Assistant of in een vergelijkbare functie is een sterke meerwaarde. Je beschikt over uitstekende PC-vaardigheden , waaronder kennis van Office 365 en je bent bereid je te verdiepen in Microsoft Dynamics (Navision), in PowerBI en in Legisway voor documentenbeheer. Jouw sterke interpersoonlijke vaardigheden maken het mogelijk om gemakkelijk te connecteren met anderen. Je communiceert op een effectieve en zelfverzekerde manier en je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden. Je spreekt vlot Nederlands, Engels en Frans. Je bent flexibel en veerkrachtig en je beschikt over een groot probleemoplossend vermogen . Je presteert goed onder druk en je blinkt uit in time management, waardoor je in staat bent om te multitasken en prioriteiten te stellen in een veeleisende en veranderende omgeving. Je kan diplomatisch en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie. Door jouw proactieve en assertieve houding , ben je in staat om zelfstandig de juiste beslissingen te nemen. Je beschikt over de nodige leidinggevende vaardigheden om een klein team aan te sturen.