About this role
De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten. Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. We zijn op zoek naar een deeltijds (50%) administratief medewerker om onze dienst te ondersteunen. Je biedt namelijk administratieve ondersteuning aan de professoren van de vakgroep Metajuridica, Privaat- en Ondernemingsrecht, in één of meerdere van de deelsecretariaten. Je hebt daarbij volgende kerntaken: Je maakt deel uit van het secretariaat van de vakgroep, dat verspreid zit over verschillende locaties binnen de faculteit en in totaal 9 medewerkers telt. Als secretariaatsmedewerker verzorg je mee het onthaal van het secretariaat van de vakgroep. Je bent een dagelijks aanspreekpunt voor professoren en andere medewerkers. Je staat mee in voor de financiële werking van de vakgroep: o.a. boekhoudkundige verwerkingen in SAP en budgetopvolging Je biedt administratieve ondersteuning bij de organisatie van studiedagen en andere wetenschappelijke activiteiten binnen de vakgroep Je staat mee in voor aankoop en voorraadbeheer van kantoormateriaal en ICT-ondersteuning voor kantoortoepassingen Je wordt mee ingeschakeld voor onderwijsgerelateerde administratie: kopiëren van examens, organisatie examentoezicht, punteninbreng, communicatie met de studenten, organisatie van de verdeling van studiemateriaal, … Sporadisch sta je in voor opmaak en correctie van cursusmateriaal en wetenschappelijke publicaties Je neemt actief deel aan het teamoverleg en denkt mee na over de optimalisering van werkprocessen De functie-invulling is dynamisch zodat een antwoord kan geboden worden op nieuwe ontwikkelingen en (ad hoc) noden. Kennis en ervaring Je hebt ervaring met een administratieve functie Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Engels en het Frans strekt tot aanbeveling. Je werkt vlot met de courante MS Office toepassingen (Word, Excel en PowerPoint). Je hebt kennis van het boekhoudkundig softwarepakket SAP (aankopen en verkopen en bij voorkeur ook rapportering) Kennis van de UGent platformen is een sterke plus (SharePoint, Ufora, Oasis, TimeEdit, Curios/Ans …) Ervaring met de organisatie van congressen en symposia is een pluspunt Algemene competenties Je communiceert helder en respectvol en werkt nauwkeurig in administratieve taken Je kan je werk organiseren en prioriteiten stellen Je gaat op een respectvolle manier om met anderen en draagt bij aan een aangename samenwerking Je neemt initiatief binnen je rol, je kan zelfstandig werken en stemt tijdig af met collega's Je bent klantgericht en werkt graag samen met collega's Je bent bereid om nieuwe (UGent-specifieke) software aan te leren Je kan je aanpassen aan veranderende omstandigheden en staat open voor feedback en ontwikkeling Je neemt verantwoordelijkheid voor je taken Je werkt accuraat en houdt overzicht, ook in drukkere periodes of wanneer deadlines dichterbij komen