About this role
Sous la supervision du Directeur administratif et financier et du Directeur du GRIP vous serez chargé.e des missions suivantes: Gestion des ressources humaines · Assistance à la gestion des contrats du personnel (engagement/sortie, avenants aux contrats de travail…) ; · Communication avec le secrétariat social, l’ONEM et les pouvoirs subsidiants ; · Encodage des prestations et des absences du personnel ; · Vérification des traitements de salaires, des différentes primes (PV, PFA, PS) et des autres charges du personnel ; · Accueil des nouveaux collaborateurs (documents administratifs, attestations de l’employeur antérieur…) ; · Suivi administratif des stagiaires (accueil, formalités administratives, assurances…) ; · Gestion des dossiers du personnel (préparation des attestations, Congés thématiques, allocations familiales…) ; · Gestion du registre des formations du personnel ; · Suivi des différentes assurances. Gestion des subventions et des dons · Suivi administratif et gestion des subventions (convention, relations avec les organismes subsidiants…) · Élaboration des rapports de subvention (Éducation permanente, Maribel social, les divers ACS...) ; · Estimation des différentes subventions annuelles ; Assistance à la gestion financière de l’ASBL · Participation à l’estimation des coûts annuels du personnel ; · Collaboration étroite avec le comptable, le Directeur administratif et financier, la Directrice adjointe et le Directeur. Secrétariat et divers · Gestion de l’agenda partagé et des courriels relatifs à l’administration ; · Classement des différents documents administratifs ; · Préparation des réunions (logistique, catering…) ; · Archivage du secrétariat ; · Accueil téléphonique et accueil des visiteurs, clients/bailleurs et fournisseurs ; · Gestion des courriers entrants et sortants ; · Participation à l’achat de fournitures et à la gestion des stocks. · Assistance aux chercheurs dans l’organisation d’évènements · Suivi des candidatures spontanées. · Mise en ligne des offres d’emploi/stage sur les jobboards.