About this role
Au sein de l'équipe artistique et sous la supervision de la Direction artistique, vous assurez un soutien administratif essentiel au bon fonctionnement des activités de la Chapelle. Vous travaillez en étroite collaboration avec les coordinateurs artistiques et êtes un point de contact clé pour les artistes, intervenants et partenaires. Description de la fonction Suivi administratif des activités artistiques : *Assurer le suivi administratif des cours, sessions pédagogiques et activités artistiques. * Gérer et mettre à jour les bases de données liées aux artistes en résidence, professeurs, maîtres, accompagnateurs et partenaires. * Assurer le suivi administratif et financier des artistes en résidence (minervaux, bourses, aides diverses). * Coordonner les aspects administratifs liés à l'arrivée et au départ des artistes en résidence (formalités, inscriptions, logement). * Assurer le suivi des formalités liées aux artistes étrangers, notamment les visas et documents administratifs. * Rédiger attestations, certificats et documents administratifs divers. Soutien aux projets et à la vie de l'Institution * Apporter un soutien administratif aux coordinateurs artistiques dans leurs activités quotidiennes. * Participer à l'organisation et au suivi administratif des auditions, admissions et accueil des nouveaux artistes. * Contribuer ponctuellement au bon déroulement des événements majeurs de la Chapelle (auditions, concerts, festival MuCH, etc.). * Participer aux activités artistiques et événements organisés en soirée et occasionnellement le week-end, en fonction des besoins du département. Compétences et expérience * Formation en administration, gestion ou équivalent. * Expérience dans une fonction administrative, idéalement dans le secteur culturel ou artistique. * Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Outlook, Word et Excel. * Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et sens des priorités. Qualités personnelles * Sens aigu de l'organisation et de la confidentialité. * Aisance relationnelle et diplomatie, en contact avec des interlocuteurs internationaux. * Esprit d'équipe, fiabilité et sens du service. * Intérêt marqué pour le monde artistique et culturel ; une affinité avec la musique classique est un atout. Langues et mobilité * Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral. * La connaissance du néerlandais constitue un atout. * Permis B et véhicule personnel souhaités. * Flexibilité horaire indispensable, avec une disponibilité régulière en soirée et occasionnellement le week-end. * Un rôle clé au sein d'une petite équipe conviviale, dynamique et passionnée. * Un contact quotidien avec des artistes de haut niveau et l'univers de la musique classique. * Un cadre de travail exceptionnel, au coeur d'un écrin de verdure. * Un poste au sein d'une institution culturelle prestigieuse et en constante évolution. * Un package salarial conforme au barème de la CP329.03 et votre expérience, comprenant notamment : o téléphone et ordinateur professionnels o chèques-repas et éco-chèques o assurances groupe et hospitalisation/ambulatoire/dentaire/optique